Réunions "durables"

Bruxelles est l'une des villes les plus internationales au monde. La "capitale" de l'Europe, accueille 40,000 employés européens, une centaine de représentations permanentes dont près de 300 représentations de l'Europe régionale et des autorités locales et environ 17,000 lobbyistes.

Pas étonnant, la ville compte environ 66,000 réunions par an !

Ce nombre, multiplié par la quantité de boissons, nourriture, transports, papier, eau et déchets par personne représente un impact non négligeable sur l'environnement. D'un autre côté, cela représente aussi une incroyable opportunité pour Bruxelles de multiplier les actions pour montrer l'exemple dans l'organisation de réunions et d'événements durables.

Bruxelles est classée 1ère ville durable d'Europe en matière de politique environnementale ! Parmi 30 capitales européennes, Bruxelles occupe la 9ème place, avant Paris et Londres, dans le European Green City Index, ou classement des villes durables. En particulier, Bruxelles arrive en tête avec Copenhague en matière de politiques publiques de l'environnement.

Bruxelles se fixe comme principal objectif de devenir "La capitale verte de l'Europe" d'ici 2014 et de renforcer son positionnement comme une destination "durable".

Pourquoi organiser des événements durables ?

  • Réduire les coûts
  • Améliorer votre image
  • Sensibiliser & multiplier les bonnes pratiques
  • Soutenir l'économie locale
  • Encourager l'innovation dans les technologies durables

GuideMeetings Go Green

  • Organiser votre evenement durable : mode d'emploi

  • Choix du lieu

  • Choisir un lieu bien desservi par les transports en commun et disposant d'infrastructures adéquates. Ajoutez si possible des critères "environnementaux" à vos critères habituels.

    Les points à considérer:

    • Veillez à ce que le lieu de l'événement soit accessible à pied ou en transport en commun * Demandez également s'il y a suffisamment de place pour stationner les vélos
    • Choisissez un bâtiment économe en énergie
    • Veillez à ce que le lieu dispose d'un système de gestion des déchets * Privilégiez les vidéoconférences qui réduisent l'émission de gaz à effet de serre et qui sont un gain en temps et en coût (occasionné par le déplacement)

    Lieux éco-responsables

  • Hôtels

  • Pensez à choisir l'hôtel en fonction de son implication environnementale et/ou sociale. En effet, vos collaborateurs/participants n'y seront pas insensibles. Les points à considérer:

    • Choisissez un hôtel qui se soucie du développement durable ("eco-friendly" accommodation) ou qui est éco-labellisé et qui intègre une démarche sociale responsable (RSE)
    • Sélectionnez un hôtel situé le plus proche possible du lieu de l'événement ou desservit par les transports en commun
    • Réservez un plus petit hôtel (si le nombre de participants le permet) afin de profiter d'une ambiance plus "authentique" ou "charmante", pour faire profiter à l'économie locale des plus petites entreprises
    • Faites attention aux produits disponibles dans l'hôtel (chambre, catering, etc.) Sont-ils issus du commerce équitable et bio?

    Hôtels éco-labellisés

  • Transports

  • Les transports entre les lieux de réunions/congrès ont un impact non négligeable sur l'environnement. Idéalement, un événement durable doit concevoir un plan de mobilité durable.

    Les points à considérer:

    • Privilégiez la mobilité douce (transport en commun, vélo, etc.)
    • Privilégiez le covoiturage
    • Veillez à ce qu'il y ait un emplacement pour stationner les vélos
    • Proposez la compensation carbone à vos participants : l'argent équivalent aux émissions émises permettra de financer des projets écologiques

    Les bonnes pratiques

  • Traiteur

  • La durabilité de votre événement passe aussi par la qualité des repas servis lors de vos réunions. Proposer une alimentation qui plaise à vos clients et qui soit saine et durable, c'est possible !

    Les points à considérer:

    • Choisissez un traiteur qui prend en considération les critères environnementaux
    •  Choisissez une alimentation durable ou issue du commerce équitable, des produits locaux et/ou de saison 
    • Favorisez l'utilisation de bouteilles en verre plutôt qu'en plastique
    • Proposez un menu végétarien et réduisez ainsi l'empreinte écologique de votre événement
    • Evitez les déchets alimentaires (informer les participants sur l'importance de confirmer leur présence pour éviter le gaspillage, communiquer au traiteur le nombre exact de participants quelques jours avant l'événement)
    • Favorisez les ustensiles biodégradables (plats, couverts) et compostables

    Les bonnes adresses

  • Déchets

  • La réduction des déchets doit être soigneusement planifiée avant, pendant et après l'événement.

    Les points à considérer:

    • Minimisez ou évitez le papier et les matériaux en plastique pour la communication & vos invitations
    • Imprimez R/V * Réutilisez le matériel de conférence et achetez du matériel durable
    • Evitez de commander trop de nouriture et de boissons
    • Triez, recyclez et compostez vos déchets
    • Organisez un événement 'Zéro Déchets' (Ecocycle & Zero Waste Europe ) "

    Les bonnes pratiques

  • Invitation & matériel de conférence 

  • Cette étape du processus permet de réduire fortement les coûts dans le matériel de conférence et l'envoi des invitations. La réduction de papiers imprimés, la réduction aussi en temps et en énergie ! Les points à considérer:

    • Minimisez la quantité de papier imprimé et privilégiez la communication emailing
    • Utilisez du papier recyclable et imprimez recto-verso
    • Minimisez le matériel promotionnel (sacs et autres cadeaux) et choisissez du matériel fabriqué avec des matériaux durables ou issus de projets sociaux
    • Récupérez le matériel de vos conférences après l'événement afin de le réutiliser ou de le redistribuer à une œuvre/association caritative

    Les bonnes pratiques

  • Programme social : Loisirs & Team-Building

  • Culture, loisirs et découvertes en mode durable.

    Exemples:

    • Coaching écologique
    • Vélo tours
    • Alimentation durable
    • Dégustation de bières locales

    Activités durables

  • Contribution sociale

  • Intégrez une démarche sociale lors de votre événement car chaque geste compte... Il y a plusieurs possibilités de soutiens : faire des dons, récolter des fonds, faire des actions de terrain (achats solidaires, volontariat, création d'emploi, ...)

    Les activités les plus courantes:

    • Faire des dons aux œuvres caritatives et organisations humanitaires locales et/ou (inter)nationales
    • Participer à des projets environnementaux
    • Participer à des projets liés à la construction/rénovation
    • Encourager l'interaction avec les locaux
    • Travailler avec les artistes locaux
    • Donner des places gratuites/à tarifs réduits pour les locaux
    • Inciter les participants à donner des conférences localement
    • Emballer de la nourriture pour les banques alimentaires locales qui sera ensuite distribuée aux personnes sans abris, les personnes âgées, et les familles dans le besoin ...

    Les bonnes adresses