FAQ Fonds 18.1

1. Quels sont les objectifs du fonds ?

Ce fonds, prévu dans le cadre du plan de relance de visit.brussels suite à la crise sanitaire du covid-19 et approuvé par le Gouvernement bruxellois, vise à stimuler le développement de technologies numériques pérennes, plus particulièrement, de :

  • Généraliser le recours à ces technologies numériques viables pour les activités évènementielles et culturelles à Bruxelles ;
  • Susciter la créativité et la recherche de solutions numériques ;
  • Aider les secteurs repris au point 2 à diversifier leurs ressources financières ;
  • Elargir le nombre de fournisseurs de solutions en technologies numériques pérennes présents en RBC.

2. Qui peut soumettre un projet ?

Les attractions touristiques, culturelles et patrimoniales ainsi que les venues et les hôtels (dans le cadre de la communication culturelle pour ces derniers) bruxellois établis sur le territoire de la RBC :

  • Les musées,
  • Les théâtres/ salles de spectacle,
  • Les centres culturels,
  • Les salles de concert,
  • Les salles de cinéma,
  • Les attractions touristiques telles que les bus touristiques, les parcs aventures, les parcs de loisirs, etc.
  • Les venues pour des événements B2B et B2C,
  • Les hôtels uniquement dans la cadre de la communication culturelle bruxelloise pour des projets rentrants dans les catégories 1 et 2 décrites au chapitre 5 ci-dessous.

La liste ci-dessus est exhaustive. Toute autre entité serait d’emblée refusée.

Ne peuvent toutefois pas bénéficier du fonds les projets décrits au point 5 infra (catégories 1 à 3) déjà financés par ailleurs par la Région ou tout autre fonds/subside (interdiction du double subventionnement).

Le fonds est éligible à toute forme juridique possédant un numéro d’entreprise au moment de l’introduction de son dossier de candidature.

Les entités ne peuvent introduire qu’un seul dossier au présent fonds (ce dossier ne pouvant contenir qu’un seul projet dans une catégorie. Voir infra). Si deux ou plusieurs dossiers sont introduits par la même entité, ils se verraient tous automatiquement refusés.

3. Quels sont les types de projets éligibles au financement ?

Sont éligibles au financement les projets s’inscrivant dans l’une et/ou l’autre des 3 catégories reprises ci-dessous :

 

  Objet Exemples 
Catégorie 1  Digitalisation des supports de communication -réalisation de vidéos promotionnelles type “teaser”,
-site mobile,
-écrans d’information digitaux interactifs
-&application
-...
Catégorie 2  Expérience digitale « onsite » enrichissant l’expérience du visiteur et la découverte culturelle -expérience immersive,
-réalité virtuelle,
-visite via application mobile
- ...
Catégorie 3  Technologie digitale facilitant l’organisation de réunions/évènements hybrides ou “multihub” (tq réunion, évènement, festival simultané dans différents pays)
À noter que les hôtels ne peuvent soumettre de projets dans cette catégorie (voir chapitre 3 ci-dessus).
-matériel audiovisuel,
-studio
- ...

 

4. A quelles conditions le projet proposé doit-il satisfaire ? 

Pour être éligibles, les projets doivent satisfaire à 5 conditions : 

  1. Le projet doit avoir débuté au plus tôt le 18 mars 2020 et au plus tard le 31 décembre 2020;
  2. Être réalisé en Région de Bruxelles-Capitale ou avoir un impact important pour le secteur culturel et/ou touristique en RBC ; 
  3. Apporter une solution dans l’une des 3 catégories reprises supra
  4. Être introduit dans les délais et dans les formes requises (formulaires, annexes, etc.) ; 
  5. La demande de subvention ne peut pas dépasser un montant maximum de 30.000 EUR. 

5. Quelle est la procédure de sélection ? 

La sélection se fait selon les étapes suivantes : 

  1. Analyse des projets au niveau de leur recevabilité. 
  2. Notification de la recevabilité du dossier. 
  3. Analyse du contenu des dossiers par rapport aux critères de sélection. 
  4. Notification de la sélection ou de la non-sélection du projet. 

6. Quelles sont les conditions à remplir pour que le projet soit jugé recevable ? 

Pour être recevable, une proposition de projet doit répondre à l’ensemble des conditions suivantes : 

  1. Faire partie des entités pouvant présenter un projet (Conditions reprises au point 3 supra) ;
  2. La mise en place du projet débute entre le 18 mars 2020 et le 31 décembre 2020 ;
  3. visit.brussels est en possession du dossier complet de candidature au plus tard le 30/10/2020 ;
  4. Le dossier de candidature doit contenir :
    • Formulaire de soumission obligatoire dûment complété de manière précise et exacte, par les personnes habilitées à engager l’entité qui dépose le projet. Important : Dans le cas d’une délégation de signature, il est indispensable de joindre l’extrait du statut ou le mandat ad hoc qui habilite cette délégation de signature.
      Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
    • Annexes obligatoires :
      • Budget prévisionnel à remplir
      • Déclaration sur l’honneur
      • Une copie des devis relatifs aux dépenses à couvrir
      • Une attestation bancaire avec cachet et signature de la banque prouvant que le numéro de compte appartient bien au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’entité qui dépose le projet)
  5. Le dossier peut être introduit en néerlandais ou en français.

Les projets qui ne répondent pas aux conditions de recevabilité n’entrent pas en ligne de compte pour recevoir un subside. Ils sont alors irrecevables et ne seront pas évalués quant au reste du contenu.

7. Que se passe-t-il en cas de dossier remis et jugé incomplet ? 

Dans le cas d’informations manquantes, visit.brussels se réserve le droit de demander les informations nécessaires aux organisations. Sans réponse de celles-ci dans les délais communiqués, les projets incomplets seront déclarés irrecevables.

8. A partir du moment où mon projet est recevable, comment se déroule l’analyse du contenu du dossier ? 

Les dossiers admis comme recevables seront alors étudiés selon les critères spécifiques de sélection. Il est plausible que des informations supplémentaires soient demandées à l’opérateur afin de clarifier le dossier. Il n’y a aucune possibilité de recours après la non-sélection du projet.

9. Quels sont les critères de sélection des projets qui bénéficieront d’un subside ? 

Cadre du projet et critères obligatoires d’éligibilité :  

La technologie numérique développée à l’aide de ce subside devra : 

  • Être “client centric” (destinée au visiteur) et représenter un atout certain pour accroitre l’attraction de visiteurs. 
  • Être pérenne (conçue pour pouvoir être utilisée à long terme/pas uniquement pendant une crise). 
  • Être transposable (pas de location ou de développement « one shot », par exemple pour un événement unique tel qu’un concert « one shot », d’un jour). 
  • Être innovante.
  • Être réalisable techniquement et mise en place pratiquement endéans un temps limité (6 mois). 

Répondre à des critères d’engagement comme décrit dans la charte d’engagement durable de visit.brussels.

10. Dans le cas de la non-sélection de mon projet, quel est le recours possible ? 

Les décisions relatives à la sélection des projets sont sans appel. Il n’y a aucune possibilité de recours après la non-sélection du projet.

11. Comment suis-je tenu informé de la sélection ou de la non-sélection de mon projet ? 

Chaque candidat est informé par écrit de la sélection.

12. A combien s’élève le fonds et comment est-il réparti ?  

visit.brussels dispose d’un budget total de 500.000 EUR pour le présent fonds. Les budgets seront octroyés aux premiers projets rentrés recevables, réguliers et sélectionnés.

Le demandeur pourra présenter un seul projet pour une catégorie de son choix pour un montant de maximum 30.000€.

Le dossier comportera un budget détaillé établi en euros sur la base du modèle fourni. La nature et le type de chaque dépense y seront explicitement mentionnés.

13. Comment puis-je savoir s’il y a encore du budget disponible sur le fonds ? 

visit.brussels communiquera ponctuellement, de manière tout à fait transparente, via une newsletter vers ses partenaires sur le statut de consommation du fonds.

14. À quels critères doivent répondre les dépenses du projet pour être éligibles ? 

Les subsides accordés s’élèveront à un maximum de €30.000 à concurrence de maximum 50%* des dépenses éligibles.

Pour pouvoir être considérées comme des dépenses éligibles du Projet, les dépenses doivent répondre aux critères généraux suivants :  

  • Les dépenses doivent avoir un lien incontestable avec les objectifs fixés dans le présent appel à projet et doivent contribuer directement à sa mise en œuvre ;
  • Les travaux, services et/ou produits pour lesquels l’exécutant du projet remet un justificatif doivent être clairement reliés à une tâche/partie du projet. Lorsque le lien entre le projet et les biens/services/travaux achetés n’est pas clair sur la facture, l’exécutant du projet établit une note d’accompagnement exposant ce lien.
  • Elles doivent être nécessaires à la réalisation du Projet faisant l’objet du présent appel à projets ;
  • Elles doivent être raisonnables et justifiés et respecter les principes de bonne gestion financière, notamment en termes d'économie et de rapport coût/efficacité ;
  • Les dépenses ont été réalisées pendant la période fixée dans le présent appel à projets, à savoir entre le 18/03/2020 et le 30/11/2020 ;
  • Elles doivent porter sur des dépenses relatives à une mise en place endéans un temps limité (6 mois).
  • Elles doivent être effectivement supportés par le Bénéficiaire, être enregistrés dans sa comptabilité conformément aux principes comptables qui lui sont applicables et avoir fait l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales applicables ;
  • Elles doivent être identifiables et contrôlables.
  • Les dépenses et les paiements font l’objet de pièces justificatives qui répondent aux conditions de forme demandées.

La législation relative aux marchés publics doit être respectée par les entités qui y sont soumises (cf. onglet « Marchés publics » dans le document Annexe 2 « Budget prévisionnel »).

Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du Bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct entre les coûts et recettes déclarées au titre de l’action et les états comptables et les pièces justificatives correspondants.

*Une exception est faite pour l’installation des écrans d’information culturelle et touristique ‘visit.brussels touch’ (écrans digitaux tactiles interactifs) installés par la société 2Advice qui seront subsidiés à 100 % pour le montant total de 1.440 € HTVA (hardware et software) comme suit: installation ponctuelle, mise à disposition et maintenance d’un écran digital touch chez le partenaire pour une durée de 3 ans (soit 40 €/mois), avec 16 icônes interactives (4 pour le partenaire, ainsi que son logo, 8 pour la promotion culturelle de Bruxelles et 4 autres pour des annonceurs). Les contenus des 8 icônes dédiés à la promotion culturelle et des 4 icônes dédiés aux annonceurs seront installés et mis à jour par la société 2Advice pendant 3 ans, 24/7/365 dans le cadre de cette intervention (hors frais d’installation ou de développement de contenus destinés à la promotion du partenaire éventuellement demandés pour les 4 icônes supplémentaires à sa disposition et toute autre prestation).

15. Quelles sont les dépenses éligibles au fonds ? 

Sont éligibles les seules dépenses suivantes, pour autant qu’elles répondent aux critères définis ci-dessus : 

  • Frais de développement, création, direction artistique et de project management nécessaires à la bonne réalisation des activités du projet
  • Achat/location de biens et services auprès de tiers et de sous-traitants nécessaires à la réalisation des activités du projet
  • Les frais d’investissements (ex. les frais de licences) et/ou d’abonnement de logiciels jusqu’au 31/12/2020)

16. Mon projet bénéficie déjà d’un subside. Puis-je introduire ma demande quand même ? 

Oui, vous pouvez soumettre votre projet, pour autant que la demande ne couvre pas les mêmes dépenses que le subside déjà reçu par un autre pouvoir subsidiant.

17. La TVA est-elle éligible ? 

Les dépenses prises en compte dans le cadre de la subvention allouée sont des dépenses hors TVA. La TVA ne peut être considérée comme éligible que si elle est effectivement supportée par le bénéficiaire.

18. A quel montant puis-je prétendre ? 

Suivant l’importance des dépenses acceptées, le bénéficiaire a droit au montant suivant : 

  • Les dépenses acceptées sont égales ou supérieures au montant approuvé du financement, le bénéficiaire reçoit l’entièreté du montant. 
  • Les dépenses acceptées sont inférieures au montant approuvé : le montant liquidé sera réduit au montant des dépenses acceptées.  

19. Quelles sont les dépenses non-éligibles au fonds ?

Sont non-éligibles notamment les dépenses suivantes : baux à loyers, frais de promotion, frais administratifs, frais de déplacement.

20. Quelle est la date limite de remise des dossiers ?

Le dossier de candidature doit être introduit au plus tard pour le 30 octobre 2020.

Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.

21. Comment se déroule paiement du subside si votre dossier a été retenu ? 

Après avoir procédé à la sélection du projet, visit.brussels assurera le traitement administratif et le suivi des dossiers sélectionnés.
Une convention de subvention sera signée avec chacune des entités dont le dossier aura été sélectionné.
Le paiement du montant du subside octroyé s’effectuera en 1 tranche sur présentation d'une déclaration de créance, accompagnée du décompte final des dépenses et recettes, appuyée de justificatifs des frais réellement exposés à concurrence du montant total du subside.  

22. De quoi est composé le dossier complet de candidature et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de candidature doit contenir :

  • Formulaire de soumission obligatoire
    Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
  • Annexes obligatoires :
  • Budget prévisionnel à remplir
  • Déclaration sur l’honneur
  • Une copie des devis relatifs aux dépenses à couvrir
  • Une attestation bancaire avec cachet et signature de la banque prouvant que le numéro de compte appartient bien au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’entité qui dépose le projet)
  • Uniquement si le projet s’inscrit dans la catégorie 1 - un document de l’éditeur du logiciel de réservation/ticketing attestant les 2 conditions d’interfaçabilité

Le dossier complet de candidature doit être introduit au plus tard le 30 octobre 2020.

23. De quoi est composé le dossier complet de justification et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de justification doit contenir : 

  • La convention contresignée
  • La déclaration de créance contresignée
  • Le décompte final des dépenses et recettes suivant la structure du budget prévisionnel 
  • Un état financier final des dépenses éligibles réellement encourues (Template : Récapitulatif des frais éligibles)
  • Les justificatifs des dépenses éligibles réellement encourues : une copie du devis final ainsi qu’une facture pro-forma de fournisseurs
  • Le rapport d’activités 

Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.

24. Par quoi est conditionné l’octroi du budget final ? 

Afin de pouvoir évaluer la réalisation des objectifs du fonds, l’octroi du budget est conditionné à un rapport d’activité final où des indicateurs seront renseignés afin d’évaluer l’adéquation entre la demande de subside et la réalisation du projet pour lequel il a été alloué.
Le budget ne pourra être versé qu’à l’issue de la période de subvention et après réception du dossier de justification complet: 

  • La convention contresignée
  • La déclaration de créance contresignée
  • Le décompte final des dépenses et recettes suivant la structure du budget prévisionnel 
  • Un état financier final des dépenses éligibles réellement encourues (Template : Récapitulatif des frais éligibles)
  • Les justificatifs des dépenses éligibles réellement encourues : une copie du devis final ainsi qu’une facture pro-forma de fournisseurs
  • Le rapport d’activités 

Les pièces justificatives (factures, honoraires, …) seront accompagnées des preuves de leur paiement (extraits de compte bancaire accompagnés d’un listing si nécessaire ou d'une attestation du réviseur d’entreprise certifiant le paiement de l’ensemble des factures afférentes à la subvention).

Les pièces justificatives présentées doivent correspondre au montant total du budget prévisionnel. Ce montant doit correspondre minimum au double de la subvention accordée. Elles ne peuvent être utilisées dans le cadre de la justification d’autres subventions.

25. Que se passe-t-il si je ne suis pas en mesure de fournir les pièces justificatives ? 

En cas de défaut de remise de pièces justificatives, les avances déjà perçues devront être remboursées. La déclaration sur l’honneur que le bénéficiaire signe donne juridiquement la possibilité à visit.brussels de poursuivre le bénéficiaire en cas de non-restitution des fonds.

26. Combien de temps cela prend-il pour recevoir le subside ?

On estime la fin complète de la procédure à 40 jours ouvrables sous réserve du nombre de dossiers à traiter.

27. Quelles sont les dates importantes à retenir ? 

Le présent fonds est ouvert du jeudi 23 juillet 2020 au vendredi 30 octobre inclus.
Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020. 

28. Comment est-ce que j’introduis une demande ? 

Les porteurs de projet sont invités à remplir le formulaire de candidature ad hoc et à fournir les pièces et informations demandées.
Le dossier complet de candidature et les annexes doivent être signés par une personne légalement autorisée à engager l’entité et envoyés au plus tard le 30 octobre 2020 23h59. 

29. Ce fonds étant mis à disposition par la Région de Bruxelles-Capitale et visit.brussels, faut-il en faire mention dans la communication de mon projet ? 

La mention du soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et de visit.brussels ainsi que leurs logos figureront dans toutes les communications et sur toutes les productions liées au Projet ainsi que sur le site web du Bénéficiaire. 

Cette mention se fera sous la forme suivante : 

  • Figuration du logo de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale à titre de sponsor de premier rang sur toute la communication et sur leur site ; 
  • Mention de la phrase « avec le soutien de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale » dans toute communication.

30. Dois-je attendre le 30/10/20 pour que ma demande soit analysée ?

Non. Les demandes qui sont valablement introduites et qui sont jugées complètes sont analysées aussi vite que possible, en fonction du principe de « premier arrivé premier servi ». Le délai de réponse dépend du nombre de demandes à traiter.

31. J’ai commencé à remplir le formulaire, mais je me suis arrêté avant d’avoir introduit valablement la demande. Dois-je tout recommencer ?

Oui. Lorsque vous vous êtes arrêté en cours de remplissage, sans avoir valablement introduit la demande en cliquant sur le dernier bouton du formulaire et en ayant annexé correctement les documents, vous serez obligé de re-remplir l’entièreté du formulaire. Vous ne serez pas en mesure de reprendre le remplissage du formulaire en cours de route.

32. Lorsque j’ai rempli le formulaire et que j’ai valablement introduit la demande, est-ce que je reçois un mail de confirmation ?

Oui. Lorsque la demande est valablement introduite, vous recevez un e-mail de confirmation de réception. Lorsque votre demande est jugée complète, vous recevez également un e-mail de confirmation. Si votre demande est jugée incomplète, vous recevez un e-mail vous demandant de fournir les informations manquantes.

33. Comment nous contacter en cas de question supplémentaire ? 

En cas de question supplémentaire, le bénéficiaire peut envoyer un e-mail à funds@visit.brussels

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