FAQ Fonds aux investissements en santé et sécurité liés au label “Hygiène & Sécurité”

1. Quels sont les objectifs du fonds ? 

Ce fonds, prévu dans le cadre du plan de relance de visit.brussels et approuvé par le Gouvernement bruxellois, vise à soutenir les attractions touristiques, culturelles et patrimoniales bruxelloises en vue de s’équiper pour répondre aux normes de sécurité sanitaires afin de pouvoir accueillir de nouveaux visiteurs/clients dans les meilleures conditions.

2. Qui peut soumettre un projet ?

Le fonds s’adresse à toute attraction touristique, culturelle et patrimoniale ainsi qu’aux venues bruxelloises désirant recevoir le label « Health Safety Label » :

  • Les musées,
  • Les théâtres,
  • Les centres culturels,
  • Les salles de concert,
  • Les salles de cinéma,
  • Les attractions touristiques telles que les bus touristiques, les parcs aventures, les parcs de loisirs,
  • Les organisateurs de visites guidées.
  • Les venues

La liste ci-dessus est exhaustive. Toute autre entité serait d’emblée refusée.
Ne peuvent toutefois pas participer à l’appel à projet les projets déjà financés par ailleurs par la Région ou tout autre fonds/subside (interdiction du double subventionnement).
Le fonds est éligible à toute forme juridique possédant un numéro d’entreprise établi en Région de Bruxelles-Capitale au moment de l’introduction de son dossier de candidature.
Les entités ne peuvent introduire qu’un seul dossier au présent fonds. Si deux ou plusieurs dossiers sont introduits par la même entité, ils se verraient tous automatiquement refusés. 

3. Quels sont les types de projets éligibles au financement ?

Sont éligibles au financement les projets repris ci-dessous :

  • Nettoyage et désinfection avant le redémarrage des activités : équipements et espaces utilisés par le personnel et par les clients
  • Marquage au sol ou barrières/cordons de sécurité
  • Achat de parois de protection ou autres pour l’installation aux comptoirs, desk accueil, etc.
  • Achat de gel hydroalcoolique mis à disposition des visiteurs à différents points bien déterminés
  • Achat de poubelles spécifiques dédiées aux risques et clairement identifiées comme tel, ou à défaut des poubelles fermées ou à fermeture automatique
  • Achat d’essuie-mains jetables pour les sanitaires accessibles au public
  • Entretien du système de ventilation
  • Achat de masques nez-bouche ou visières pour le personnel en contact avec les clients
  • Achat de thermomètres infrarouges
  • Achat de produits de nettoyage désinfectants adaptés pour les espaces communs

4. A quelles conditions le projet proposé doit-il satisfaire ?

Pour être éligibles, les projets doivent satisfaire à 6 conditions :

  1. Le projet doit avoir débuté au plus tôt le 18 mars 2020.
  2. Être réalisé en Région de Bruxelles-Capitale ou avoir un impact important pour le secteur culturel et/ou touristique en RBC ;
  3. Apporter une solution répondant aux projets ci-dessus ;
  4. Être introduit dans les délais et dans les formes requises (formulaires, annexes, etc.) ;
  5. La demande de subvention ne peut pas dépasser un montant maximum de 10.000 EUR.
  6. Acquérir le Brussels Health Safety Label.  La demande de labellisation devra impérativement se faire d’ici le 15 mai 2021 au plus tard.  En cas de non-introduction de la demande de labellisation dans les délais impartis, toute somme devra être restituée. 

5. Qui ne peut pas soumettre un projet ? 

Ne peuvent pas bénéficier du fonds les secteurs à qui ne s’adressent pas ce projet et les projets déjà financés par ailleurs par la Région ou tout autre fonds/subside (interdiction du double subventionnement).

Le fonds est éligible à toute forme juridique possédant un numéro d’entreprise établi en Région de Bruxelles-Capitale au moment de l’introduction de son dossier de candidature.
Les entités ne peuvent introduire qu’un seul dossier au présent fonds. Si deux ou plusieurs dossiers sont introduits par la même entité, ils se verraient tous automatiquement refusés.

6. Quelle est la procédure de sélection ? 

La sélection se fait selon les étapes suivantes : 

  1. Analyse des projets au niveau de leur recevabilité. 
  2. Notification de la recevabilité du dossier. 
  3. Analyse du contenu des dossiers par rapport aux critères de sélection. 
  4. Notification de la sélection ou de la non-sélection du projet. 

7. Quelles sont les conditions à remplir pour que le projet soit jugé recevable ? 

Pour être recevable, une proposition de projet doit répondre à l’ensemble des conditions suivantes : 

  1. Satisfaire aux critères d’éligibilité, 
  2. Débuter entre le 18/03/20, au plus tôt, et le 31/12/20 au plus tard, 
  3. visit.brussels est en possession du dossier complet de candidature au plus tard le 30/10/20, 
  4. Le dossier de candidature doit contenir : 
    • Formulaire de soumission obligatoire
      Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
    • Annexes obligatoires :
      • Budget prévisionnel à remplir
      • Déclaration sur l’honneur
      • Une copie des devis relatifs aux dépenses à couvrir
      • Une attestation bancaire avec cachet et signature de la banque prouvant que le numéro de compte appartient bien au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’entité qui dépose le projet)
  5. Le dossier peut être introduit en néerlandais ou en français.

Les projets qui ne répondent pas aux conditions de recevabilité n’entrent pas en ligne de compte pour recevoir un subside. Ils sont alors irrecevables et ne seront pas évalués quant au reste du contenu. 

8. Que se passe-t-il en cas de dossier remis et jugé incomplet ? 

Dans le cas d’informations manquantes, visit.brussels se réserve le droit de demander les informations nécessaires aux organisations. Sans réponses de celles-ci dans les délais communiqués, les projets incomplets seront déclarés irrecevables. 

9. A partir du moment où mon projet est recevable, comment se déroule l’analyse du contenu du dossier ? 

Les dossiers admis comme recevables seront étudiés selon les critères spécifiques de sélection par un comité de sélection composé de membres du personnel de visit.brussels. Le comité de sélection peut, si nécessaire, demander à l’opérateur du projet des informations complémentaires afin de clarifier le dossier.  

10. Quels sont les critères de sélection des projets qui bénéficieront d’un subside ? 

La sélection des projets et l’attribution du subside se feront sur la base des critères suivants :

  • La concordance entre le projet et les objectifs prioritaires de ce fonds ;
  • Client centricity (service directement destiné au visiteur ou au personnel directement en contact avec celui-ci) ;
  • Représenter un atout certain pour accroitre l’attraction de visiteurs ;
  • La pérennité et la durabilité de la solution (conçue pour pouvoir être utilisée à long terme). 

11. Dans le cas de la non-sélection de mon projet, quel est le recours possible ? 

Les décisions relatives à la sélection des projets sont sans appel. Il n’y a aucune possibilité de recours après la non-sélection du projet. 

12. Comment suis-je tenu informé de la sélection ou de la non-sélection de mon projet ? 

Chaque candidat est informé par écrit de la sélection. 

13. A combien s’élève le fonds et comment est-il réparti ?

visit.brussels dispose d’un budget total de 500.00 EUR pour le présent fonds. Les budgets seront octroyés aux projets rentrés recevables, réguliers et sélectionnés. 

14. Comment puis-je savoir s’il y a encore du budget disponible sur le fonds ? 

visit.brussels communiquera ponctuellement, de manière tout à fait transparente, via une newsletter vers ses partenaires sur le statut de consommation du fonds. 

15. À quels critères doivent répondre les dépenses du projet pour être éligibles ? 

Pour pouvoir être considérées comme des dépenses éligibles, les dépenses doivent répondre à chacun des critères généraux suivants :  

  • Les dépenses doivent avoir un lien incontestable avec les objectifs fixés du fonds et doivent contribuer directement à sa mise en œuvre, 
  • Les travaux, services et/ou produits pour lesquels l’exécutant du projet remet un justificatif doivent être clairement reliés à une tâche/partie du projet. Lorsque le lien entre le projet et les biens/services/travaux achetés n’est pas clair sur la facture, l’exécutant du projet établit une note d’accompagnement exposant ce lien, 
  • Elles doivent être nécessaires à la réalisation du projet faisant l’objet du présent fonds, 
  • Elles doivent être raisonnables et justifiés et respecter les principes de bonne gestion financière, notamment en termes d'économie et de rapport coût/efficacité, 
  • Les dépenses ont été réalisées pendant la période fixée dans le présent appel à projets, à savoir entre le 18/03/2020 et le 31/12/2020
  • Elles doivent porter sur des dépenses relatives à une mise en place du projet, comprises entre le 18/03/2020 et le 31/12/2020, 
  • Elles doivent être effectivement supportés par le Bénéficiaire, être enregistrées dans sa comptabilité conformément aux principes comptables qui lui sont applicables et avoir fait l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales applicables, 
  • Elles doivent être identifiables et contrôlables, 
  • Les dépenses et les paiements font l’objet de pièces justificatives qui répondent aux conditions de forme demandées. 

La législation relative aux marchés publics doit être respectée si le prestataire y est soumis (cf. onglet «Marchés publics» dans le document Annexe 2 «Budget prévisionnel»).
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du Bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct entre les coûts et recettes déclarées au titre de l’action et les états comptables et les pièces justificatives correspondants. 

16. Quelles sont les dépenses éligibles au fonds ? 

Sont éligibles au financement les projets repris ci-dessous :

  • Nettoyage et désinfection avant le redémarrage des activités : équipements et espaces utilisés par le personnel et par les clients
  • Marquage au sol ou barrières/cordons de sécurité
  • Achat de parois de protection ou autres pour l’installation aux comptoirs, desk accueil, etc.
  • Achat de gel hydroalcoolique mis à disposition des visiteurs à différents points bien déterminés
  • Achat de poubelles spécifiques dédiées aux risques et clairement identifiées comme tel, ou à défaut des poubelles fermées ou à fermeture automatique
  • Achat d’essuie-mains jetables pour les sanitaires accessibles au public
  • Entretien du système de ventilation
  • Achat de masques nez-bouche ou visières pour le personnel en contact avec les clients
  • Achat de thermomètres infrarouges
  • Achat de produits de nettoyage désinfectants adaptés pour les espaces communs

Seules les dépenses qui répondent aux objectifs du fonds et aux critères repris ci-dessus seront admises. 

17. Mon projet bénéficie déjà d’un subside. Puis-je introduire ma demande quand même ? 

Oui, vous pouvez soumettre votre projet, pour autant que la demande ne couvre pas les mêmes dépenses que le subside déjà reçu par un autre pouvoir subsidiant. 

18. La TVA est-elle éligible ? 

Les dépenses prises en compte dans le cadre de la subvention allouée sont des dépenses hors TVA. La TVA ne peut être considérée comme éligible que si elle est effectivement supportée par le Bénéficiaire. 

19. A quel montant puis-je prétendre ? 

Suivant l’importance des dépenses acceptées, le bénéficiaire a droit au montant suivant : 

  • Les dépenses acceptées sont égales ou supérieures au montant approuvé du financement, le bénéficiaire reçoit l’entièreté du montant. 
  • Les dépenses acceptées sont inférieures au montant approuvé : le montant liquidé sera réduit au montant des dépenses acceptées.  

20. Quelles sont les dépenses non-éligibles au fonds ? 

Sont non-éligibles notamment les dépenses suivantes :  

  • Baux à loyers, frais de fonctionnement, frais administratifs, frais de déplacement, frais de personnel ; 
  • Les frais d’investissements (ex. les frais de licences et/ou d’abonnement de logiciels jusqu’au 31/12/2020). 

21. Quelle est la date limite de remise des dossiers ?

visit.brussels doit être en possession du dossier complet de candidature au plus tard le 30/10/20. 

22. Comment se déroule paiement du subside si votre dossier a été retenu ?

Après avoir procédé à la sélection du projet, visit.brussels assurera le traitement administratif et le suivi des dossiers sélectionnés.
Une convention de subvention sera signée avec chacune des entités dont le dossier aura été sélectionné.
Le paiement du montant du subside octroyé s’effectuera en 1 tranche sur présentation d'une déclaration de créance, accompagnée du décompte final des dépenses et recettes, appuyée de justificatifs des frais réellement exposés à concurrence du montant total du subside.   

23. De quoi est composé le dossier complet de candidature et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de candidature doit contenir :

  • Formulaire de soumission obligatoire
    Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
  • Annexes obligatoires :
  • Budget prévisionnel à remplir
  • Déclaration sur l’honneur
  • Une copie des devis relatifs aux dépenses à couvrir
  • Une attestation bancaire avec cachet et signature de la banque prouvant que le numéro de compte appartient bien au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’entité qui dépose le projet)

Le dossier complet de candidature doit être introduit au plus tard le 30 octobre 2020.

24. De quoi est composé le dossier complet de justification et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de justification doit contenir : 

  • La convention contresignée
  • La déclaration de créance contresignée
  • Le décompte final des dépenses et recettes suivant la structure du budget prévisionnel 
  • Un état financier final des dépenses éligibles réellement encourues (Template : Récapitulatif des frais éligibles)
  • Les justificatifs des dépenses éligibles réellement encourues : une copie du devis final ainsi qu’une facture pro-forma de fournisseurs
  • Le rapport d’activités 

Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.

25. Par quoi est conditionné l’octroi du budget final ? 

Afin de pouvoir évaluer la réalisation des objectifs du fonds, l’octroi du budget est conditionné à un rapport d’activité final où des indicateurs seront renseignés afin d’évaluer l’adéquation entre la demande de subside et la réalisation du projet pour lequel il a été alloué.
Le budget ne pourra être versé qu’à l’issue de la période de subvention et après réception du dossier de justification complet:  

  • La convention contresignée
  • La déclaration de créance contresignée
  • Le décompte final des dépenses et recettes suivant la structure du budget prévisionnel 
  • Un état financier final des dépenses éligibles réellement encourues (Template : Récapitulatif des frais éligibles)
  • Les justificatifs des dépenses éligibles réellement encourues : une copie du devis final ainsi qu’une facture pro-forma de fournisseurs
  • Le rapport d’activités 

Les pièces justificatives (factures, honoraires, …) seront accompagnées des preuves de leur paiement (extraits de compte bancaire accompagnés d’un listing si nécessaire ou d'une attestation du réviseur d’entreprise certifiant le paiement de l’ensemble des factures afférentes à la subvention). 

Le montant total des pièces justificatives présentées doit correspondre le plus exactement possible au montant maximum de la subvention accordée. Elles ne peuvent être utilisées dans le cadre de la justification d’autres subventions. En cas de défaut de remise de pièces justificatives, les avances déjà perçues devront être remboursées. 

26. Que se passe-t-il si je ne suis pas en mesure de fournir les pièces justificatives ? 

En cas de défaut de remise de pièces justificatives, les avances déjà perçues devront être remboursées. La déclaration sur l’honneur que le bénéficiaire signe donne juridiquement la possibilité à visit.brussels de poursuivre le bénéficiaire en cas de non restitution des fonds. 

27. Combien de temps cela prend-il pour recevoir le subside ?

On estime la fin complète de la procédure à 40 jours ouvrables sous réserve du nombre de dossiers à traiter. 

28. Comment nous contacter en cas de question supplémentaire

En cas de question supplémentaire, le bénéficiaire peut envoyer un e-mail à funds@visit.brussels

29. Quelles sont les dates importantes à retenir ? 

Le présent fonds est ouvert du dimanche 3 juillet 2020 au vendredi 30 octobre inclus.
Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.  

30. Comment est-ce que j’introduis une demande ? 

Les porteurs de projet sont invités à remplir le formulaire de candidature et à fournir les pièces et informations demandés. 

Le dossier complet de candidature et les annexes doivent être signés par une personne légalement autorisée à engager l’entité et envoyés au plus tard le 30 octobre 2020 23h59. 

31. Ce fonds étant mis à disposition par la Région de Bruxelles-Capitale et visit.brussels, faut-il en faire mention dans la communication de mon projet ? 

La mention du soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et de visit.brussels ainsi que leurs logos figureront dans toutes les communications et sur toutes les productions liées au Projet ainsi que sur le site web du Bénéficiaire. 

Cette mention se fera sous la forme suivante : 

  • Figuration du logo de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale à titre de sponsor de premier rang sur toute la communication et sur leur site ; 
  • Mention de la phrase « avec le soutien de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale » dans toute communication. 

32. Dois-je attendre le 30/10/20 pour que ma demande soit analysée ?

Non. Les demandes qui sont valablement introduites et qui sont jugées complètes sont analysées aussi vite que possible, en fonction du principe de « premier arrivé premier servi ». Le délai de réponse dépend du nombre de demandes à traiter.

33. J’ai commencé à remplir le formulaire, mais je me suis arrêté avant d’avoir introduit valablement la demande. Dois-je tout recommencer ?

Oui. Lorsque vous vous êtes arrêté en cours de remplissage, sans avoir valablement introduit la demande en cliquant sur le dernier bouton du formulaire et en ayant annexé correctement les documents, vous serez obligé de re-remplir l’entièreté du formulaire. Vous ne serez pas en mesure de reprendre le remplissage du formulaire en cours de route.

34. Lorsque j’ai rempli le formulaire et que j’ai valablement introduit la demande, est-ce que je reçois un mail de confirmation ?

Oui. Lorsque la demande est valablement introduite, vous recevez un e-mail de confirmation de réception. Lorsque votre demande est jugée complète, vous recevez également un e-mail de confirmation. Si votre demande est jugée incomplète, vous recevez un e-mail vous demandant de fournir les informations manquantes.

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