Organiser un événement à Bruxelles : Foire aux questions (FAQ)

Organiser un événement à Bruxelles : Foire aux questions (FAQ)

Chez visit.brussels, nous avons conscience des défis liés à la recherche d'informations. C'est pourquoi nous facilitons la préparation de l'organisation de vos événements à Bruxelles en mettant à votre disposition les informations essentielles rassemblées dans ces FAQ.

Choisir Bruxelles pour l'organisation d'un événement - nous vous souhaitons la bienvenue !

À Bruxelles, nous sommes ravis d’apporter notre soutien aux organisateurs d'événements. Nous répondons à leurs questions et les soutenons en leur fournissant des informations essentielles sur les assurances, la fiscalité, les finances et/ou les questions juridiques.

Laissez-nous vous guider pour l'organisation de votre événement à Bruxelles.  

  • 1.    Aspects juridiques

    1.1   Est-il nécessaire de créer une entité juridique belge pour organiser un événement en Belgique ?
    1.2   Est-il nécessaire de créer une entité juridique belge ou une association si l’événement est organisé avec des partenaires ou d’autres associations ?
    1.3   Est-il nécessaire de demander des autorisations spéciales / des licences pour organiser un événement ?
    1.4   Comment un organisateur d’événement peut-il s’assurer que son événement respecte le RGPD ?
    1.5   Quelles informations les organisateurs d’un événement doivent-ils communiquer aux participants ?
    1.6   Quelles informations les organisateurs d’un événement doivent-ils communiquer aux sponsors ?
    1.7   À quoi les organisateurs d’événements doivent-il prêter attention dans leurs négociations avec des prestataires de services ? Quels sont les points importants des conditions de service ?
    1.8   En cas d’annulation, un organisateur d’événement peut-il refuser d’assumer une responsabilité envers les participants à l’événement et les prestataires de services ? Dans l’affirmative, pour quels risques ce refus de responsabilité est-il possible ?
    1.9   Qu’est-ce qu’un cas de force majeure, et quand ce principe s’applique-t-il ?
    1.10 Comment invoquer le cas de force majeure ?
    1.11 En cas de litige dans le cadre de l’organisation d’un événement quel est le droit applicable, et dans quelle juridiction ?
    1.12 En cas de litige porté devant des tribunaux belges, quelle sera/quelles seront la/les langue(s) de procédure ?

    2.    Assurance

    2.1   Est-il obligatoire d’assurer un événement ?
    2.2   Quels types d’assurances ponctuelles les organisateurs d’événements devraient-ils souscrire pour leur événement, et que couvrent (ou ne couvrent pas) ces assurances ?
    2.3   Quel est le coût approximatif des assurances ponctuelles pour les événements ?
    2.4   L’assurance liée à un événement couvre-t-elle les participants, sponsors, exposants et fournisseurs d’un événement ?
    2.5   Quelle est la meilleure façon pour un organisateur d’événement de conseiller aux participants ou aux prestataires de service de souscrire leur propre assurance ?
    2.6   Quelle est la couverture d’assurance obligatoire pour le lieu ou site de l’événement, les hôtels ou les fournisseurs d’un événement à Bruxelles ?
    2.7   Est-il obligatoire de souscrire une protection juridique pour organiser un événement à Bruxelles ?
    2.8   Quelles assurances annuelles est-il recommandé aux organisateurs professionnels d’événements de souscrire ?
    2.9   Est-il préférable d’être couvert par une compagnie d’assurance basée dans le pays d’origine de l’organisateur d’événements ou en Belgique ?

    3.    TVA

    3.1   Quand un événement organisé en Belgique est-il soumis à la TVA belge ?
    3.2   Quand les recettes générées par les inscriptions à l’événement sont-elles soumises à la TVA ?
    3.3   Quand les recettes générées par le sponsoring de l’événement sont-elles soumises à la TVA ?
    3.4   Comment un organisateur étranger peut-il récupérer la TVA en amont belge ? Quelles sont les démarches à accomplir ?

    4.    Aspects financiers

    4.1   Les transferts de comptes sont-ils imposables ?
    4.2   Les bénéfices réalisés par un événement sont-ils imposables en Belgique, et dans quel contexte ?
    4.3   Faut-il faire appel à un expert fiscal en Belgique ou à l’étranger ?
    4.4   Où et comment faut-il établir ou déposer les états financiers / la déclaration fiscale et la clôture des comptes d’un événement, et quels sont les différents cas possibles ?
    4.5   Comment récupérer le solde des comptes (c’est-à-dire les bénéfices) ?
    4.6   Comment et où le transfert doit-il être déclaré ?

    1. Aspects juridiques

    1.1 Est-il nécessaire de créer une entité juridique belge pour organiser un événement en Belgique ?

    En règle générale, il n’est pas nécessaire de créer une entité juridique en Belgique dans le seul but d’organiser un événement dans le pays, que ce soit à titre temporaire ou à long terme.

    Il pourrait cependant être nécessaire et/ou recommandé de créer une entité juridique pour des raisons fiscales ou de TVA.

    Voir également la section consacrée à la TVA

    1.2 Est-il nécessaire de créer une entité juridique belge ou une association si l’événement est organisé avec des partenaires ou d’autres associations ?

    En cas de collaboration entre différentes entités dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est toujours recommandé de conclure un accord définissant les droits et obligations de toutes les parties. Cet accord peut se traduire par un contrat (par ex. accord de partenariat) ou par la création d’une entité juridique spécifique en Belgique ou ailleurs.

    La décision quant au type d’accord le mieux adapté dépend du type d’événement et du type de collaboration envisagé entre les membres du partenariat.

    Il convient d’évaluer du point de vue juridique et comptable les avantages de créer une entité temporaire pour une courte durée.

    1.3 Est-il nécessaire de demander des autorisations spéciales / des licences pour organiser un événement ?

    L’organisation d’un événement peut nécessiter des autorisations et des licences. Cela dépend du lieu de l’événement, du public cible et de nombreux autres facteurs.

    La liste ci-dessous contient quelques exemples d’autorisations ou permis susceptibles d’être requis, mais elle n’est pas exhaustive. Il convient de vérifier minutieusement les autorisations, licences ou permis requis avant d’organiser chaque événement.

    • Si vous prévoyez de jouer de la musique, de projeter un film, de jouer une pièce ou de reproduire une œuvre d’art, il peut être nécessaire d’obtenir une licence d’Unisono, la plateforme créée par les associations de gestion des auteurs, musiciens et artistes pour protéger leurs droits et qui fournit des licences valides aux clients. Vous trouverez de plus amples informations concernant Unisono ici : https://www.unisono.be/fr/licenses/musique/evenements.
    • Si le lieu de l’événement est un espace ouvert au grand public (par exemple une place ou un parc), il est généralement nécessaire d’obtenir l’autorisation préalable de la commune concernée.
    • Les communes peuvent aussi appliquer des règles particulières. Elles peuvent par exemple interdire l’utilisation de certains produits en plastique, ou fixer un nombre maximum de décibels à ne pas dépasser. Il est possible que des règles spécifiques s’appliquent en matière d’accessibilité de l’événement pour les personnes à mobilité réduite, et vous pourriez être dans l’obligation d’informer les services de secours.

    En plus de ce qui précède, les organisateurs d’événements doivent garder à l’esprit que des mesures spécifiques liées au COVID-19 pourraient être d’application à l’heure actuelle et que, outre les mesures décidées au niveau national, la ville de Bruxelles a adopté des règles spécifiques et pourrait encore en adopter à l’avenir (voir https://visit.brussels/fr/article/coronavirus-infos-situation-bruxelles et https://www.bruxelles.be/coronavirus). Chacune des 19 communes de Bruxelles peut également prendre des mesures supplémentaires.

    1.4 Comment un organisateur d’événement peut-il s’assurer que son événement respecte le RGPD ?

    Qu’elle soit établie dans l’Union européenne (UE) ou en dehors de celle-ci, l’entité qui organise un événement en Belgique sera certainement amenée à traiter les données à caractère personnel (par ex. nom, e-mail, adresse, numéro de téléphone, etc.) de participants basés dans l’UE. À ce titre, elle devra se conformer aux règles du règlement général sur la protection des données (RGPD).

    Lors de la préparation d’un tel événement, il convient d’accorder une attention particulière aux points suivants :

    • Les organisateurs de l’événement doivent obtenir le consentement explicite des participants les autorisant à utiliser leurs données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation de l’événement : lors de leur inscription à l’événement, les participants consentent explicitement à l’utilisation de leurs données et ont la possibilité de s’opposer (« opt-out ») à leur utilisation finale. Ce consentement est généralement obtenu par le biais des plateformes en ligne utilisées pour l’inscription. Il est recommandé de demander spécifiquement aux participants :
      • s’ils souhaitent que leur nom apparaisse sur la liste des personnes présentes ;
      • s’ils acceptent de recevoir du matériel promotionnel de l’organisateur de l’événement après l’événement ;
      • si l’organisateur de l’événement peut partager leurs données avec des tiers susceptibles de leur envoyer du matériel promotionnel, des bulletins d’information, etc. ;
      • si l’organisateur de l’événement peut utiliser des images prises pendant l’événement et sur lesquelles il est possible d’identifier les participants.
    • Dans leur communication avec les participants, les organisateurs d’événements doivent toujours mentionner leur politique de respect de la vie privée, une politique générale qui explique aux personnes les données recueillies à leur sujet et la manière dont ces données sont utilisées et stockées. Cette politique doit être disponible sur le site web des organisateurs d’événements.
    • Les organisateurs d’un événement doivent s’assurer que les tiers (conseiller en communication, traiteur, fournisseur informatique, co-organisateur...) qui seront impliqués dans l’organisation de l’événement et qui auront accès aux données à caractère personnel des participants respectent eux aussi les règles du RGPD avec le même niveau de sécurité et de confidentialité. Il est possible de joindre un addendum au contrat conclu avec ces tiers, en accordant une attention particulière à ceux qui sont basés en dehors de l’Espace économique européen (pays de l’UE, Islande, Liechtenstein, Norvège) et en particulier aux tiers basés aux États-Unis et au Royaume-Uni.

    De manière générale, les organisateurs d’un événement doivent faire en sorte que les membres de leur personnel (salariés ou indépendants) aient toujours conscience des règles du RGPD lorsqu’ils manipulent des données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation d’un événement.

    1.5 Quelles informations les organisateurs d’un événement doivent-ils communiquer aux participants ?

    À l’exception du RGPD (voir la question sur le respect du RGPD), il n’existe aucune obligation légale ou disposition obligatoire spécifique définissant les informations à communiquer aux participants.

    Toutefois, en règle générale, le contrat conclu entre l’organisateur d’un événement et ses participants doit donner aux participants une description claire de ce que comprend ou ne comprend pas le prix qu’ils paient pour participer. Les éléments suivants sont généralement communiqués aux participants, et approuvés par ceux-ci :

    • dates et lieu de l’événement ;
    • ce que comprend le prix du billet : uniquement l’événement, ou bien aussi les repas, le logement, etc. ;
    • les conditions auxquelles l’organisateur peut annuler l’événement, et les conséquences de cette annulation pour les participants ;
    • en cas d’annulation, si l’organisateur rembourse le prix du billet ou si ce montant peut être utilisé par le participant pour des événements ultérieurs ;
    • conditions d’annulation par les participants.

    1.6 Quelles informations les organisateurs d’un événement doivent-ils communiquer aux sponsors ?

    Le contrat conclu entre l’organisateur de l’événement et le sponsor est généralement un contrat entre entreprises (B2B). Les sponsors d’événements sont généralement des entités juridiques.

    Au vu de ce qui précède, les parties sont libres de convenir des conditions de leur choix et ne sont pas contraintes par des règles obligatoires en la matière.

    L’accord conclu avec les sponsors contient généralement, entre autres, les informations suivantes :

    • Une description claire des services dont les sponsors bénéficient après le paiement des droits de parrainage (sponsoring). Ces services peuvent inclure la mention du nom du sponsor sur le matériel promotionnel ou le site web de l’organisateur de l’événement, la possibilité qu’un ou plusieurs collaborateurs du sponsor prennent la parole lors de l’événement ou encore la distribution de gadgets portant le nom du sponsor lors de l’événement. L’objet du sponsoring et les avantages que l’organisateur offre au sponsor doivent être clairement définis.
    • Le contrat devrait inclure des clauses régissant les conséquences de l’annulation de l’événement par l’organisateur de l’événement.
    • Le contrat devrait également préciser clairement si le sponsor peut annuler son sponsoring ou non, et définir les conséquences en cas d’annulation du sponsoring.

    1.7 À quoi les organisateurs d’événements doivent-il prêter attention dans leurs négociations avec des prestataires de services ? Quels sont les points importants des conditions de service ?

    Les accords conclus entre l’organisateur d’un événement et des prestataires de services (par ex. un hôtel, le propriétaire du site ou d’autres fournisseurs) sont généralement des accords entre entreprises, de sorte que les parties sont essentiellement libres de définir la teneur de leur accord.

    Les organisateurs d’événements doivent toutefois avoir conscience du fait que les hôtels et les exploitants de sites et de locaux possèdent généralement des accords « standard » qu’ils utilisent pour les événements organisés dans leurs locaux/sur leur site. On notera que ces documents sont « standard » uniquement pour l’hôtel ou le site concerné, mais qu’il n’existe aucun accord standard ou imposé en Belgique. Il est recommandé de se référer systématiquement au responsable juridique de l’hôtel ou du lieu de l’événement pour clarifier les conditions applicables au contrat.

    En plus d’un accord clair sur le prix et d’une description des services concernés, il est important de s’assurer que le contrat couvre les aspects suivants :

    • Le contrat doit désigner les parties responsables en cas d’accident (par ex. un participant chute dans l’escalier de l’hôtel, le traiteur cause un dommage physique à un invité en lui servant des aliments auxquels il/elle avait déclaré une allergie, etc.). La plupart du temps, cette responsabilité est dans le chef de l’hôtel, du lieu de l’événement ou du prestataire de services. Il est important de vérifier que ces intervenants possèdent une assurance adéquate couvrant leur responsabilité. L’organisateur de l’événement peut avoir intérêt à demander une attestation d’assurance.
      Il est primordial que le fournisseur concerné (lieu, hôtel, traiteur, etc.) garantisse et déclare posséder toutes les licences et autorisations nécessaires pour accomplir son travail.
    • Si le prestataire de services est amené à traiter des données à caractère personnel pour le compte de l’organisateur de l’événement, il convient d’ajouter au contrat concerné des clauses de protection liées au RGPD.

    On notera que la liste ci-dessus est générique et que chaque événement est différent. Il faudra donc très probablement ajouter des clauses supplémentaires en fonction de l’événement concerné, du lieu, de l’hôtel ou type de fournisseur.

    1.8 En cas d’annulation, un organisateur d’événement peut-il refuser d’assumer une responsabilité envers les participants à l’événement et les prestataires de services ? Dans l’affirmative, pour quels risques ce refus de responsabilité est-il possible ?

    Oui, l’organisateur d’événement peut limiter sa responsabilité en cas d’annulation en le précisant dans le contrat conclu avec les participants (délégués, sponsors, exposants) ou avec les prestataires de services (exploitant du local ou site, hôtel, fournisseurs).

    Pour être applicable, la limitation de responsabilité en cas d’annulation doit être parfaitement claire. Elle peut couvrir différents éléments. Ci-dessous une liste des principaux éléments qu’une telle clause est susceptible de contenir :

    • Les motifs pour lesquels un événement peut être annulé. L’organisateur de l’événement peut préciser les motifs les mieux adaptés à l’événement concerné (par ex. l’événement peut être annulé pour n’importe quelle raison, si un nombre minimum de participants n’est pas atteint, en cas de force majeure, en cas de mesures liées au COVID-19, etc.). Il est recommandé d’être aussi spécifique que possible.
    • Les droits des participants, sponsors, locaux/sites, hôtels ou autres tiers en cas d’annulation de l’événement. Les éléments inclus dans cette clause sont principalement le résultat des négociations contractuelles et des besoins des organisateurs d’événements.
      • Si la partie tierce concernée est un participant, un sponsor ou un exposant, l’organisateur d’événement peut par exemple prévoir que le tiers recevra uniquement le remboursement du prix payé et que l’organisateur de l’événement ne sera pas responsable des autres préjudices ou coûts (par ex. frais de logements) subis par la partie concernée.
      • Pour les participants, sponsors ou exposants, l’organisateur de l’événement peut prévoir qu’au lieu de rembourser les frais de participation, il remettra un bon à valoir sur des événements futurs.
      • Si la partie tierce est l’hôtel ou l’exploitant du local ou site de l’événement, il est probable que cette partie prévoie le paiement de pénalités (voire du montant total convenu) en cas d’annulation de l’événement par l’organisateur (annulation totale – l’événement n’a pas lieu – ou partielle, avec une réduction du nombre de participants et de l’espace occupé par l’événement). Il est possible de négocier ces clauses afin d’éviter d’avoir à payer le montant complet en cas d’annulation partielle et/ou complète.

    1.9 Qu’est-ce qu’un cas de force majeure, et quand ce principe s’applique-t-il ?

    En droit belge, on définit généralement le cas de « force majeure » comme un événement externe ou une circonstance échappant au contrôle raisonnable des parties, inévitable, et qui permet aux parties de suspendre ou d’annuler l’exécution de leurs obligations contractuelles.

    Pour être considéré comme un cas de force majeure, par conséquent, un événement ne peut pas avoir été causé par la faute de l’une des parties et doit rendre impossible le respect de l’obligation concernée (par ex. l’organisation de l’événement concerné). En droit belge, une simple augmentation de la difficulté d’organisation d’un événement n’est pas considérée comme un cas de force majeure.

    La notion de force majeure en droit belge est visiblement très stricte. Par exemple, le fait que les participants doivent passer un test COVID-19, ou qu’ils doivent respecter une période de quarantaine lorsqu’ils se rendent sur le lieu de l’événement, n’est pas considéré comme un cas de force majeure. Il y aurait par contre force majeure si les participants ne sont pas autorisés à se rendre dans le pays où l’événement est organisé.

    Les parties peuvent toutefois s’entendre sur une définition de la force majeure répondant au mieux à leurs besoins. Elles peuvent par exemple décrire plus précisément ce qu’elles considèrent comme un cas de force majeure et inclure dans cette définition les pandémies, les attentats terroristes, les grèves, les manifestations, les problèmes avec des fournisseurs et toutes sortes de facteurs sur lesquels elles s’accordent éventuellement.

    Si l’organisateur de l’événement souhaite que cette clause s’applique à la situation du COVID-19, il est toujours recommandé de l’indiquer clairement dans la définition de la force majeure.

    1.10 Comment invoquer le cas de force majeure ?

    En cas de force majeure, il convient de vérifier les conditions du contrat et d’en informer l’autre partie en conséquence. Cette notification doit se faire selon les conditions du contrat. Toutes les démarches entreprises dans le cadre de ce processus doivent être documentées.

    1.11 En cas de litige dans le cadre de l’organisation d’un événement quel est le droit applicable, et dans quelle juridiction ?

    En règle générale, et sous réserve de certaines exceptions, le droit qui régit un litige contractuel est celui qui s’applique au contrat concerné. Selon le droit applicable au contrat, il peut donc s’agir du droit belge ou du droit d’un autre pays.

    Si l’organisateur d’un événement est basé dans un autre pays, par exemple, les conditions générales préciseront très probablement que le droit applicable aux contrats conclus avec l’entité organisatrice est celui du pays en question. Les contrats conclus avec l’hôtel, l’exploitant du site ou d’autres fournisseurs basés en Belgique seront très probablement régis par le droit belge.

    Quant au tribunal compétent pour régler un litige, celui-ci est généralement précisé dans le contrat concerné. Si le contrat ne le précise pas, les litiges contractuels relèveront de la compétence des tribunaux du lieu d’exécution de l’obligation contractuelle concernée ou, dans le cas d’une fourniture de services, des tribunaux de l’endroit où les services ont été ou auraient dû être fournis.

    1.12 En cas de litige porté devant des tribunaux belges, quelle sera/quelles seront la/les langue(s) de procédure ?

    En cas d’action intentée contre un organisateur d’événement en Belgique, le tribunal compétent sera déterminé sur la base des règles de procédure civile en vigueur.

    La langue utilisée dépend du tribunal compétent. Les procédures devant les tribunaux bruxellois peuvent se dérouler en français ou en néerlandais ; si le tribunal se situe en Flandre, la langue de procédure est le néerlandais ; si le tribunal se situe en Wallonie, la langue sera le français ; et dans la partie germanophone de la Belgique, les procédures en justice se déroulent en allemand.

    2. Assurance

    2.1 Est-il obligatoire d’assurer un événement ?

    il n’est pas obligatoire d’assurer un événement. Il est toutefois vivement recommandé aux organisateurs d’événements de souscrire des assurances « ponctuelles » propres à chaque événement, par exemple une assurance en cas d’annulation ou une assurance en responsabilité liée à l’événement.

    2.2 Quels types d’assurances ponctuelles les organisateurs d’événements devraient-ils souscrire pour leur événement, et que couvrent (ou ne couvrent pas) ces assurances ?

    Il est vivement recommandé aux organisateurs d’événements de souscrire des assurances propres à chaque événement, par exemple une assurance en cas d’annulation ou une assurance en responsabilité liée à l’événement.

    1/ Assurance en cas d’annulation de l’événement :

    La compagnie d’assurance indemnise les organisateurs de l’événement pour leur perte nette (jusqu’à la limite d’indemnisation fixée par contrat, sur la base des revenus ou des coûts de l’événement) découlant de l’annulation, de l’abandon, du report, de l’interruption, de la limitation ou du déplacement nécessaires de l’événement provoqués exclusivement et directement par une cause non exclue, survenant pendant la période de couverture de la police et échappant au contrôle des organisateurs ou de tout participant (par ex. incendie ou coupure d’électricité sur le lieu de l’événement).

    Les causes exclues sont typiquement les suivantes : maladie contagieuse (y compris COVID-19), attaque chimique ou biologique, rupture de contrat, acte criminel, causes financières, fraude, négligence, etc.

    Moyennant une prime supplémentaire, il est toutefois possible de négocier des extensions d’assurance couvrant certaines clauses exclues telles que la non-présentation, les actes ou menaces terroristes, les intempéries (pour les événements organisés à l’extérieur), les troubles civils, les incidents ou actes liés à la cybersécurité, etc. Étant donné que de plus en plus d’événement sont à présent « virtuels », il est également possible d’ajouter des couvertures spécifiques en cas de problème technique de diffusion ou transmission.

    Avant l’événement, les organisateurs peuvent contacter un courtier d’assurance spécialisé afin de réaliser une évaluation complète des risques sur la base du type d’événement, de l’endroit, du type de site, etc.

    2/ Assurance en responsabilité liée à l’événement :

    Il est recommandé de souscrire une assurance en responsabilité liée à l’événement afin de couvrir la responsabilité envers les tiers en cas de dommages matériels ou corporels.

    Les organisateurs peuvent souscrire d’autres assurances ponctuelles pour leurs événements, par exemple :

    3/ Assurance accident individuelle :

    L’assurance accident individuelle est une assurance collective souscrite par l’organisateur d’événement pour couvrir les dommages corporels de chacun des participants.

    4/ Assurance spécifique pour les équipements :

    Il est recommandé de souscrire une assurance spécifique pour les équipements couvrant les dégâts matériels.

    5/ Assurance contre les intempéries :

    L’assurance intempéries offre des solutions d’assurance sur mesure offrant une protection contre des risques météorologiques bien définis, pendant une période et à un endroit définis (par ex. perte de public / baisse des ventes de billets en raison de la pluie pour un événement/concert organisé à l’extérieur).

    2.3 Quel est le coût approximatif des assurances ponctuelles pour les événements ?

    Une assurance en annulation pour un événement coûte entre 1 et 3 % du montant assuré (budget de l’événement/revenus ou coûts uniquement).

    Une assurance en responsabilité pour un événement coûte entre 500 et 2 500 EUR selon les limites requises.

    2.4 L’assurance liée à un événement couvre-t-elle les participants, sponsors, exposants et fournisseurs d’un événement ?

    Une assurance relative à un événement ne couvre normalement pas les participants, sponsors, exposants et fournisseurs d’un événement. Il convient toutefois d’examiner la question au cas par cas puisque la couverture dépend des conditions de l’événement.

    2.5 Quelle est la meilleure façon pour un organisateur d’événement de conseiller aux participants ou aux prestataires de service de souscrire leur propre assurance ?

    Il est recommandé aux organisateurs d’événements d’informer les participants (délégués, sponsors, exposants) et les prestataires de services (exploitant du local ou site, hôtel, fournisseurs) par le biais des contrats (renonciation de subrogation) ou par le biais des conditions (billetterie).

    Voir aussi la question relative à la communication aux participants.
    Voir aussi la question relative à la communication aux sponsors.
    Voir aussi la question relative aux conditions.

    2.6 Quelle est la couverture d’assurance obligatoire pour le lieu ou site de l’événement, les hôtels ou les fournisseurs d’un événement à Bruxelles ?

    En Belgique, les locaux ou sites ouverts au public doivent posséder une « assurance de la responsabilité objective en cas d’incendie et d’explosion ». Les hôtels et les exploitants de sites ou locaux doivent souscrire cette assurance annuellement. Ils ont également besoin d’une assurance générale en responsabilité civile.

    Voir aussi la question relative aux conditions avec les fournisseurs

    2.7 Est-il obligatoire de souscrire une protection juridique pour organiser un événement à Bruxelles ?

    Il n’est pas obligatoire de souscrire une assurance en protection juridique, mais cela peut être utile. L’assurance ponctuelle en responsabilité relative à l’événement peut également couvrir en partie la protection juridique.

    Voir aussi la question relative à l’assurance en responsabilité

    2.8 Quelles assurances annuelles est-il recommandé aux organisateurs professionnels d’événements de souscrire ?

    Il est vivement recommandé aux organisateurs d’événements de souscrire les assurances annuelles suivantes :

    • Assurance générale en responsabilité publique, couvrant les dommages corporels et matériels
    • Assurance en protection juridique, couvrant les frais de justice supplémentaires
    • Assurance en responsabilité professionnelle, couvrant les erreurs et omissions
    • Assurance en responsabilité des employeurs
    • Assurance contre les risques liés à l’informatique et aux données (responsabilité RGPD, logiciels de rançon, assistance)

    2.9 Est-il préférable d’être couvert par une compagnie d’assurance basée dans le pays d’origine de l’organisateur d’événements ou en Belgique ?

    Le lieu est sans importance, mais il est recommandé de faire appel à une compagnie d’assurance spécialisée, car celles-ci offrent en général les meilleures conditions de couverture.

    3. TVA

    3.1 Quand un événement organisé en Belgique est-il soumis à la TVA belge ?

    L’accès à des événements culturels, artistiques, scientifiques, éducatifs, de loisirs ou similaires, comme des salons ou des expositions, est imposable à l’endroit où l’événement se déroule. La TVA belge est donc due lorsqu’un événement de ce type est organisé en Belgique, quel que soit le pays dans lequel l’organisateur de l’événement est enregistré.

    La seule exception possible concerne les événements susceptibles d’être considérés comme des événement de levée de fonds organisés par une association sans but lucratif dont les activités sont exonérées de TVA, pour autant que les recettes de l’événement soient au bénéfice exclusif de l’association en question. Dans ce cas, les recettes de l’événement sont exonérées de TVA.

    3.2 Quand les recettes générées par les inscriptions à l’événement sont-elles soumises à la TVA ?

    L’organisateur d’événement étranger doit facturer la TVA belge sur le prix d’« admission à l’événement », quelle que soit la capacité du participant. Toutefois, si le participant est un assujetti à la TVA belge ou un assujetti à la TVA d’un autre pays possédant un représentant fiscal en Belgique, le mécanisme d’autoliquidation appliqué aux opérations intérieures s’applique et l’organisateur étranger n’est pas tenu de facturer la TVA.

    Les organisateurs d’événements belges ne peuvent pas recourir au mécanisme d’autoliquidation appliqué aux opérations intérieures et sont toujours tenus de facturer la TVA belge sur le prix d’admission à l’événement.

    3.3 Quand les recettes générées par le sponsoring de l’événement sont-elles soumises à la TVA ?

    Les contrats de sponsoring sont normalement considérés comme des services publicitaires puisque l’organisateur d’événement assure une certaine forme de publicité en échange des recettes du sponsoring. Dans ce cas, les recettes de sponsoring sont soumises à la TVA.

    L’organisateur étranger n’est en principe pas tenu d’appliquer la TVA sur sa facture, sauf si le sponsor est basé dans le même pays que l’organisateur (du moins dans le cas des pays de l’UE ; les organisateurs basés en dehors de l’UE doivent tenir compte des règles en vigueur dans leur pays).

    Par exemple, un organisateur d’événement belge devra facturer la TVA belge à un sponsor belge, mais devra établir des factures sans TVA pour les sponsors basés dans d’autres pays de l’UE (« autoliquidation de la TVA » pour les sponsors de l’UE et « lieu d’imposition en dehors de l’UE » pour les sponsors basés en dehors de l’UE).

    Si d’autres services ou biens sont fournis dans le cadre de l’accord de sponsoring, le régime TVA sera déterminé sur la base de la nature des services ou biens fournis (par ex. un certain nombre de billets d’entrée donnés au sponsor).

    Si aucun service ou bien n’est offert en l’échange du sponsoring, c’est-à-dire si le sponsor verse un certain montant sans rien attendre en retour, les recettes de sponsoring ne sont pas soumises à la TVA (hors champ d’application).

    Si l’organisateur étranger refacture également la location du lieu d’exposition ou de l’espace de salon (ainsi que des services auxiliaires), cette opération est soumise dans la plupart des cas à la TVA belge, ce qui nécessite un enregistrement à la TVA belge. Il est recommandé de vérifier attentivement le contrat de location afin de déterminer le traitement TVA correct.

    3.4 Comment un organisateur étranger peut-il récupérer la TVA en amont belge ? Quelles sont les démarches à accomplir ?

    Dans tous les cas où un organisateur d’événement doit facturer la TVA belge, il a besoin d’un numéro de TVA belge. Toute TVA en amont belge versée dans le cadre de l’organisation de l’événement peut être récupérée par le biais de la déclaration TVA qu’il faudra déposer.

    On notera qu’il existe une forme d’enregistrement simplifié à la TVA pour les organisateurs qui n’organisent un événement en Belgique qu’une seule fois ou de manière très sporadique. Dans le cadre de cet enregistrement simplifié à la TVA, une seule déclaration TVA doit être déposée après l’événement.

    L’enregistrement à la TVA nécessite de remettre les formulaires et informations nécessaires à l’administration belge de la TVA avant de commencer à facturer les participants (c’est-à-dire avant que toute TVA belge soit due). Le bureau de TVA compétent pour les organisateurs étrangers est le  « Centre Étrangers - Gestion team 1 (foreigners.team1@minfin.fed.be) ».

    Dans la situation exceptionnelle où un enregistrement à la TVA n’est pas requis (c’est-à-dire lorsque tous les participants sont des assujettis à la TVA belges), la TVA en amont peut être récupérée par le dépôt d’une demande de remboursement TVA.

    Si l’admission à l’événement est exonérée de TVA, aucune TVA en amont ne peut être récupérée.

    Enfin, on notera que les associations peuvent externaliser entièrement l’organisation de leur événement à une agence spécialisée dans l’événementiel. Dans ce cas, toutes les factures (adressées aux délégués et sponsors et reçues des fournisseurs) seront au nom de l’agence. L’association paie alors simplement des honoraires à l’agence pour l’organisation de l’événement, et elle reçoit ensuite de l’agence les revenus générés par l’événement sans devoir passer par un enregistrement à la TVA.

    4. Aspects financiers

    4.1 Les transferts de comptes sont-ils imposables ?

    Les transferts de comptes ne sont pas imposables lorsqu’ils ont lieu au sein d’une même entité juridique. En cas de transfert effectué depuis une entité belge vers une autre entité juridique ou une personne physique (par ex. un actionnaire ou une société de groupe), il est possible que ces transferts fassent l’objet d’une retenue fiscale à la source en Belgique (par ex. sur les dividendes ou les paiements d’intérêts ou de royalties).

    4.2 Les bénéfices réalisés par un événement sont-ils imposables en Belgique, et dans quel contexte ?

    Les bénéfices réalisés par un événement sont imposables en Belgique dans la mesure où un établissement permanent est réputé exister en Belgique.

    Un établissement permanent est toujours réputé exister lorsque l’organisateur d’un événement est structuré par la voie d’une entité juridique belge.

    Lorsqu’une entité juridique belge soumise à l’impôt des sociétés organise un événement en Belgique, les bénéfices générés par l’événement sont imposables en Belgique et sont en principe soumis à l’impôt au taux ordinaire d’impôt sur le revenu des sociétés, soit 25 %.

    Lorsqu’une association sans but lucratif belge soumise à l’impôt des personnes morales en Belgique organise un événement en Belgique, les bénéfices générés par l’événement ne sont pas imposables au titre de l’impôt des personnes morales, sauf si cette entité juridique perçoit des revenus immobiliers (par ex. revenu locatif) ou des revenus mobiliers tels que des intérêts ou des dividendes, soumis à une retenue fiscale de 30 %.

    En général, les entités belges du secteur événementiel (par ex. organisateurs de festivals musicaux, traiteurs, installateurs d’estrades, etc.) sont soumises à l’impôt des sociétés plutôt qu’à l’impôt des personnes morales, même si elles opèrent sous la forme juridique d’une association sans but lucratif (asbl/vzw).

    En outre, lorsqu’une personne morale ou physique étrangère organise un événement en Belgique, il est possible qu’un établissement permanent existe en Belgique dans certaines circonstances. Cela dépendra entre autres de la nature des activités exercées en Belgique, de la durée et du traité en matière de double imposition conclu entre le pays de résidence et la Belgique. Dans la mesure où un établissement permanent imposable existe en Belgique, les bénéfices nets générés par l’établissement permanent seront imposables au taux ordinaire d’impôt sur le revenu des sociétés de 25 %. Un crédit d’impôts sera en principe accordé dans l’État de résidence.

    4.3 Faut-il faire appel à un expert fiscal en Belgique ou à l’étranger ?

    Lorsque l’on organise un événement payé ou sponsorisé en Belgique, il est recommandé de faire appel aux conseils d’un expert fiscal belge. Cette démarche n’est généralement pas nécessaire lorsque l’événement ne génère pas de valeur.

    4.4 Où et comment faut-il établir ou déposer les états financiers / la déclaration fiscale et la clôture des comptes d’un événement, et quels sont les différents cas possibles ?

    En cas de recours à une entité juridique belge, les états financiers doivent être déposés conformément à la législation belge en fonction de la taille de l’entité juridique et de la date de clôture de l’exercice.

    Une déclaration à l’impôt des sociétés ou à l’impôt des personnes morales doit en principe être déposée dans les 6 mois après la fin de l’exercice. Les dates exactes sont communiquées chaque année par les autorités fiscales belges.

    4.5 Comment récupérer le solde des comptes (c’est-à-dire les bénéfices) ?

    En cas de recours à une société, les bénéfices peuvent être récupérés par une distribution de dividende aux actionnaires.

    Si l’événement est organisé par une association sans but lucratif ou par une entreprise à vocation sociale, le bénéfice réalisé ne doit pas être récupéré mais doit être consacré à la réalisation de l’objectif social de l’entité, ou à l’organisation d’événements futurs dans le cadre de l’objectif social.

    4.6 Comment et où le transfert doit-il être déclaré ?

    Dans le cas d’une entreprise belge, le transfert de fonds (distribution de dividendes) doit être décidé par le conseil d’administration de l’entreprise dans le respect des dispositions du droit belge des sociétés. Ce transfert doit être déclaré dans les comptes annuels.

    Dans certains cas, il est nécessaire de déposer des formulaires de retenue à la source ou des formulaires d’exonération.

    Les distributions de dividendes doivent être indiquées sur la déclaration à l’impôt des sociétés.

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    Dernière mise à jour : 06/11/2020