FAQ Steunfonds b2c-evenementen

1. Wat zijn de doelstellingen van het fonds? 

Dit fonds, waarin wordt voorzien in het kader van het herstelplan van visit.brussels naar aanleiding van de COVID-19-gezondheidscrisis en dat is goedgekeurd door de Brusselse Regering, heeft tot doel de Brusselse evenementen te helpen om zich uit te rusten met materiaal voor bescherming, hygiëne, circulatie, tellingen, beveiliging, implementatie van touchless oplossingen en/of andere oplossingen die de toepassing van de aanbevelingen/maatregelen die door de Nationale Veiligheidsraad worden aanbevolen om de veiligheid van het publiek te garanderen, mogelijk maken.  

2. Wie kan een project indienen?  

Het fonds richt zich uitsluitend tot de organisatoren van culturele en toeristische evenementen, populaire evenementen en grote evenementen voor het grote publiek die plaatsvinden in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (19 gemeenten).  

Elke rechtsvorm met een ondernemingsnummer die op het moment van de indiening van het aanvraagdossier in België is gevestigd, komt in aanmerking voor het fonds. Instellingen kunnen slechts een dossier per evenement voor dit fonds indienen.

3. Welke soorten projecten komen in aanmerking voor financiering? 

De volgende soorten openbare evenementen komen in aanmerking voor financiering: 

  • festivals, 
  • evenementen voor het grote publiek, 
  • outdoor- en/of indoorevenementen, 
  • evenementen al dan niet in de openbare ruimte, 
  • enz. 

Jaarbeurzen en vakbeurzen, conferenties, incentives, seminars of andere vormen van evenementen die in de eerste plaats bedoeld zijn voor professionals of clubleden, worden automatisch geweigerd.  

4. Aan welke voorwaarden moet het voorgestelde project voldoen? 

Om in aanmerking te komen moeten de projecten aan vijf voorwaarden voldoen: 

  1. Het evenement moet ten vroegste op 01.07.20 en ten laatste op 31.03.21 beginnen, 
  2. plaatsvinden op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (19 gemeenten);
  3. hoofdzakelijk gericht zijn op het grote publiek, 
  4. binnen de vastgestelde termijn en in de vereiste vormen (formulieren, bijlagen, enz.) worden ingediend, 
  5. uitsluitend betrekking hebben op de uitgaven voor beschermingsmiddelen in het kader van de gezondheidscrisis, met name en uitputtend, alle uitgaven met betrekking tot: 
  • materiaal voor bescherming en hygiëne (handschoenen, mondmaskers, hydroalcoholische gel, enz.), 
  • materiaal voor het beheer van stromen, circulaties en tellingen, 
  • kosten in verband met de beveiliging en/of bewaking, stewards, enz., 
  • kosten in verband met de implementatie van touchless oplossingen. 

5. Wie mag er geen project indienen? 

Projecten rond evenementen die reeds door het Gewest of andere fondsen/subsidies worden gefinancierd, komen niet in aanmerking voor het fonds (verbod op dubbele subsidiëring voor eenzelfde uitgave). 

6. Hoe verloopt de selectieprocedure? 

De selectie verloopt volgens de volgende stappen: 

  1. analyse van de projecten in termen van ontvankelijkheid, 
  2. kennisgeving van de ontvankelijkheid van het dossier, 
  3. analyse van de inhoud van de dossiers in relatie tot de selectiecriteria, 
  4. kennisgeving van de selectie of niet-selectie van het project. 

7. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan opdat het project als ontvankelijk zou worden beschouwd? 

Om ontvankelijk te zijn, moet een projectvoorstel aan alle onderstaande voorwaarden voldoen: 

  1. voldoen aan de subsidiabiliteitscriteria, 
  2. ten vroegste op 01.07.20 en ten laatste op 31.03.21 beginnen, 
  3. visit.brussels is uiterlijk op 30.10.20 in het bezit van het volledige aanvraagdossier, 
  4. Het motiveringsdossier bevat: 
    • Verplicht inschrijvingsformulier
      Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
    • Verplichte bijlagen:  
      • In te vullen voorlopige begroting
      • Verklaring op erewoord
      • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
      • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient)

Het dossier kan in het Nederlands of in het Frans worden ingediend.

Projecten die niet voldoen aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden, komen niet in aanmerking voor een subsidie. Ze zijn in dat geval onontvankelijk en zullen niet worden geëvalueerd wat de rest van de inhoud betreft. 

8. Wat gebeurt er als een ingediend dossier onvolledig blijkt te zijn? 

In het geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels zich het recht voor om de nodige informatie op te vragen bij de organisaties. Indien binnen de meegedeelde termijnen geen antwoorden worden ontvangen, worden onvolledige projecten onontvankelijk verklaard. 

9. Hoe verloopt de analyse van de inhoud van mijn dossier zodra het ontvankelijk is verklaard? 

De dossiers die als ontvankelijk worden toegelaten, zullen volgens specifieke selectiecriteria worden bestudeerd door een selectiecomité bestaande uit personeelsleden van visit.brussels. Het selectiecomité kan, indien nodig, de projectbeheerder om aanvullende informatie vragen om het dossier te verduidelijken.  

10. Wat zijn de selectiecriteria betreffende de projecten die een subsidie zullen krijgen? 

De selectie van de projecten gebeurt op basis van de volgende criteria:  

  • de overeenstemming tussen het project en de prioritaire doelstellingen van deze projectoproep; 
  • het voorgestelde project moet voor iedereen toegankelijk zijn (openbaar evenement); 
  • analyse van de maatregelen die in het kader van de COVID-gezondheidscrisis zijn genomen om het publiek te beschermen; 
  • het potentieel voor Brussel op het gebied van overnachtingen en/of communicatie. 

11. Welke beroepsmiddelen heb ik als mijn dossier niet wordt geselecteerd? 

Tegen de beslissingen over de selectie van projecten is geen beroep mogelijk. Er is geen mogelijkheid tot beroep na de niet-selectie van een project. 

12. Hoe word ik op de hoogte gehouden van de selectie of de niet-selectie van mijn project? 

Elke kandidaat wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de selectie. 

13. Hoeveel bedraagt het fonds en hoe wordt het verdeeld?  

visit.brussels beschikt over een totaal budget van € 1.500.000 voor dit fonds. De budgetten worden toegekend aan de ontvankelijke, regelmatige en geselecteerde ingediende projecten. 

De aanvrager dient per aanvraag één project in, met een maximum aan steun van € 25.000, excl. btw; volgens de volgende verdeling:  

  • € 10.000 voor evenementen met maximaal 200 personen, de toegekende subsidie bedraagt maximaal € 10.000 excl. btw; 
  • € 17.500 voor evenementen met maximaal 1000 personen, de toegekende subsidie bedraagt maximaal € 17.500 excl. btw; 
  • € 25.000 voor evenementen met meer dan 1000 personen, de toegekende subsidie bedraagt maximaal € 25.000 excl. btw.

14. Hoe weet ik of er nog budget beschikbaar is in het fonds? 

visit.brussels brengt de partners stipt, op een volledig transparante manier, via een newsletter op de hoogte van de stand van zaken van het verbruik van het fonds. 

15. Aan welke criteria moeten de projectuitgaven voldoen om in aanmerking te komen? 

Om als subsidiabele uitgaven te worden beschouwd, moeten de uitgaven voldoen aan elk van de volgende algemene criteria:  

  • De uitgaven moeten duidelijk verband houden met de doelstellingen van het fonds en rechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking ervan,
  • De werken, diensten en/of producten waarvoor de uitvoerder van het project een bewijsstuk indient, moeten duidelijk gekoppeld zijn aan een taak/onderdeel van het project. Wanneer het verband tussen het project en de aangekochte goederen/diensten/werken niet duidelijk is op de factuur, stelt de projectuitvoerder een begeleidende nota op waarin dit verband wordt toegelicht,
  • Zij moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project dat onder dit fonds valt,
  • De kosten moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en stroken met de beginselen van gezond financieel beheer, met name wat betreft zuinigheid en kosteneffectiviteit,
  • De uitgaven zijn gedaan in de periode die in deze projectoproep is vermeld, met name tussen 01.07.2020 en 31.12.2020,
  • Zij moeten betrekking hebben op de uitgaven in verband met de uitvoering van het project tussen 01.07.2020 en 31.03.2021,
  • Zij moeten daadwerkelijk door de begunstigde zijn gemaakt, in zijn boekhouding zijn opgenomen in overeenstemming met de boekhoudkundige beginselen die op hem van toepassing zijn en het voorwerp hebben uitgemaakt van de aangiftes die op grond van de toepasselijke fiscale en socialezekerheidswetten vereist zijn,
  • Ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn,
  • De uitgaven en betalingen worden gestaafd met bewijsstukken die aan de formele vereisten voldoen

De wetgeving inzake overheidsopdrachten moet worden nageleefd indien de dienstverlener eraan onderworpen is (zie het tabblad 'Overheidsopdrachten' in het document Bijlage 2 'Voorlopig budget').
De procedures inzake boekhouding en interne controle van de begunstigde moeten het mogelijk maken de met betrekking tot de actie gedeclareerde kosten en ontvangsten rechtstreeks met de desbetreffende boekhoudstaten en bewijsstukken in overeenstemming te brengen. 

16. Welke uitgaven komen in aanmerking voor het fonds? 

Alleen de volgende uitgaven zijn subsidiabel, op voorwaarde dat zij voldoen aan de hierboven omschreven criteria: 

  • materiaal voor bescherming en hygiëne (handschoenen, mondmaskers, hydroalcoholische gel, enz.), 
  • materiaal voor het beheer van stromen, circulaties en tellingen, 
  • kosten in verband met de beveiliging en/of bewaking, stewards, vrijwilligers om de gezondheidsmaatregelen toe te passen,
  • kosten in verband met de implementatie van digitale touchless oplossingen voor de ticketverkoop.

Alleen de uitgaven die voldoen aan de doelstellingen van het fonds en de bovengenoemde criteria zijn toegestaan. 

17. Mijn project krijgt al een subsidie. Kan ik toch een aanvraag indienen? 

Ja, u mag uw project indienen, op voorwaarde dat de aanvraag niet dezelfde uitgaven bestrijkt als de subsidie die u reeds ontvangt van een andere subsidiërende overheid. 

18. Komt de btw in aanmerking? 

De uitgaven die in het kader van de toegekende subsidie in aanmerking worden genomen, zijn de uitgaven exclusief btw. De btw kan alleen als subsidiabel worden beschouwd als deze daadwerkelijk door de begunstigde wordt gedragen. 

19. Op welk bedrag kan ik aanspraak maken? 

Afhankelijk van de omvang van de aanvaarde uitgaven heeft de begunstigde recht op het volgende bedrag: 

  • De aanvaarde uitgaven zijn gelijk aan of hoger dan het goedgekeurde bedrag van de financiering: de begunstigde ontvangt het volledige bedrag. 
  • De aanvaarde uitgaven zijn lager dan het goedgekeurde bedrag: het vereffende bedrag wordt verlaagd tot het bedrag van de aanvaarde uitgaven.  

20. Welke uitgaven komen niet in aanmerking voor het fonds? 

Onder meer de volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor een subsidie:  

  • huurcontracten, werkingskosten, administratieve kosten, reiskosten, personeelskosten; 
  • investeringskosten (bv. licentiekosten en/of kosten voor softwareabonnementen tot 31.12.2020). 

21. Wat is de uiterste datum voor het indienen van de dossiers?  

visit.brussels moet uiterlijk op 30.10.20 in het bezit zijn van het volledige aanvraagdossier. 

22. Hoe verloopt de betaling van de subsidie wanneer mijn dossier is geselecteerd?  

Na de selectie van het project zorgt visit.brussels voor de administratieve verwerking en de follow-up van de geselecteerde dossiers.
Er zal een subsidieovereenkomst worden ondertekend met elke entiteit waarvan het dossier is geselecteerd.
Het subsidiebedrag wordt in één keer betaald na indiening van een schuldvordering, vergezeld van de eindafrekening van uitgaven en ontvangsten, gestaafd met bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten ten belope van het totale bedrag van de subsidie.   

23. Waaruit bestaat het volledige motiveringsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het motiveringsdossier bevat: 

  • Verplicht inschrijvingsformulier
    Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
  • Verplichte bijlagen:  
    • In te vullen voorlopige begroting
    • Verklaring op erewoord
    • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
    • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient);

Het volledige motiveringsdossier moet ten laatste op 30 oktober 2020 ingediend zijn.

24. Waaruit bestaat het volledige verantwoordingsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het verantwoordingsdossier bevat: 

  1. De door beide partijen ondertekende overeenkomst;
  2. De definitieve totale begroting van de uitgaven en inkomsten van het evenement;
  3. Een definitief financieel overzicht van de daadwerkelijk gedane subsidiabele uitgaven (Template: Overzicht van de subsidiabele uitgaven);
  4. Bewijs van de daadwerkelijk gedane subsidiabele uitgaven: een pro-formafactuur van de leveranciers;
  5. Een activiteitenverslag van het evenement*. De vorm hiervan is vrij te bepalen, maar minstens de volgende informatie moet worden vermeld:
    • Foto's van het evenement;
    • Enkele voorbeelden van communicatiemateriaal met de logo's van visit.brussels en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
    • Bezoekersaantal voor het evenement met een gemiddelde per dag en een totaalcijfer voor de gehele duur van het evenement;
    • Een korte presentatie van het evenement, de kenmerken ervan, het soort publiek, de data waarop het plaatsvindt, enz.;
    • De eventuele economische voordelen voor het Gewest;
    • Alle andere cijfers die voor ons van belang kunnen zijn.

 

Wanneer alle documenten door de partner zijn ingediend en het verantwoordingsdossier als volledig wordt beschouwd, sturen wij u een schuldvordering, die door beide partijen moet worden ondertekend om de subsidie te kunnen uitbetalen.

* Indien het evenement plaatsvindt na de indiening van het verantwoordingsdossier, wordt een minder uitgebreid activiteitenverslag getolereerd.

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend.

25. Waarvan hangt de toekenning van het uiteindelijke budget af? 

Om de verwezenlijking van de doelstellingen van het fonds te kunnen evalueren, is de toekenning van het budget afhankelijk van een definitief activiteitenverslag waarin indicatoren worden verstrekt om de overeenstemming te beoordelen tussen de subsidieaanvraag en de verwezenlijking van het project waarvoor de subsidie is toegekend. 

Het budget kan pas aan het einde van de subsidieperiode en na ontvangst van het volledige verantwoordingsdossier worden uitbetaald.   

Het totaalbedrag van de ingediende bewijsstukken moet zo dicht mogelijk bij het maximumbedrag van de toegekende subsidie liggen. De bewijsstukken mogen niet worden gebruikt om andere subsidies te rechtvaardigen. Indien er geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald.

26. Wat gebeurt er als ik geen bewijsstukken kan voorleggen? 

Indien geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald. De verklaring op erewoord die de begunstigde tekent, geeft visit.brussels de wettelijke mogelijkheid om de begunstigde aan te klagen in geval van niet-teruggave van de fondsen. 

27. Hoelang duurt het voordat ik de subsidie ontvang?  

Naar schatting zal de procedure binnen 40 werkdagen worden afgerond, afhankelijk van het aantal te verwerken dossiers. 

28. Hoe kan ik contact met u opnemen bij vragen?  

In geval van verdere vragen kan de begunstigde een e-mail sturen naar b2ceventsfund@visit.brussels

29. Wat zijn de belangrijke deadlines? 

Dit fonds staat open van donderdag 2 juli 2020 tot en met vrijdag 30 oktober.
Steunaanvragen kunnen worden ingestuurd tot en met 30 oktober.
Alleen evenementen die plaatsvinden tussen 01.07.2020 en 30.06.2021 komen in aanmerking voor dit fonds.

De uitgaven zijn subsidiabel voor de periode tussen 18 maart 2020 en 31 december 2020.
Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend. 

30. Hoe kan ik een aanvraag indienen? 

We nodigen de projectleiders uit om het ad hoc kandidatuurformulier in te vullen en de gevraagde stukken en informatie te voor te leggen.

Het volledige aanvraagdossier en de bijlagen moeten worden ondertekend door een persoon die wettelijk bevoegd is om de entiteit te binden en moeten uiterlijk op 30 oktober 2020 om 23.59 uur verstuurd worden. 

31. Dit fonds wordt ter beschikking wordt gesteld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels. Moet ik ernaar verwijzen in de communicatie rond mijn project? 

De vermelding van de steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels en hun logo's moeten verschijnen in alle mededelingen en op alle producties die verband houden met het project, alsook op de website van de begunstigde. 

Deze vermelding heeft de volgende vorm: 

  • afbeelding van het logo van visit.brussels en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewestals sponsor van eerste orde op alle communicatie en op hun website; 
  • vermelding van de zin: “met de steun van visit.brussels en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest” in alle mededelingen. 

32. Moet ik tot 30/10/20 wachten op de analyse van mijn aanvraag?

Neen. Aanvragen die correct worden ingediend en als volledig worden beschouwd, worden zo snel mogelijk geanalyseerd, op basis van het principe ‘wie eerst komt, eerst maalt’. De reactietijd hangt af van het aantal te verwerken aanvragen.

33. Wat is het verschil tussen het Touchless-fonds en het b2c-fonds op het gebied van touchless apparatuur voor ticketverkoop?

Het Touchless-fonds is bedoeld om de ontwikkeling van contactloze diensten te ondersteunen om de heropening van de verschillende culturele attracties en sites te vergemakkelijken en zo de bezoekers gerust te stellen. De beoogde actoren zijn de toeristische, culturele en erfgoedattracties die zich op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevinden.

Het fonds voor b2c-evenementen heeft tot doel de Brusselse b2c-evenementen te helpen om zich uit te rusten met materiaal voor bescherming, hygiëne, tellingen, maar ook digitale touchless oplossingen voor ticketverkoop.

De beoogde actoren voor dit fonds zijn organisatoren van culturele b2c-evenementen, toeristische evenementen, populaire evenementen en grote evenementen voor het grote publiek die plaatsvinden in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Het verschil tussen de twee fondsen situeert zich dus op het niveau van de actoren die voor de fondsen in aanmerking komen.

34. Ik ben begonnen met het invullen van het formulier, maar ik ben gestopt voordat ik de aanvraag correct had ingediend. Moet ik helemaal opnieuw beginnen?

Ja. Wanneer u tijdens het invullen van het formulier bent gestopt, zonder de aanvraag correct in te dienen door op de laatste knop van het formulier te klikken en de documenten correct bij te voegen, bent u verplicht het hele formulier opnieuw in te vullen. U kunt het formulier niet verder invullen waar u was gestopt.

35. Ontvang ik een bevestigingsmail wanneer ik het formulier heb ingevuld en de aanvraag correct heb ingediend?

Ja. Wanneer de aanvraag correct is ingediend, krijgt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Wanneer uw aanvraag als volledig wordt beschouwd, ontvangt u eveneens een bevestigingsmail. Als uw aanvraag als onvolledig wordt beschouwd, ontvangt u een e-mail met de vraag om de ontbrekende informatie te verstrekken.

36. In het kader van de ontwikkeling van mijn projecten wil ik de programmering van mijn evenement financieren. Komt dat in aanmerking?

Nee. De uitgaven die in aanmerking komen, hebben uitsluitend betrekking op:

  • materiaal voor bescherming en hygiëne (handschoenen, mondmaskers, hydroalcoholische gel, enz.), 
  • materiaal voor het beheer van stromen, circulaties en tellingen, 
  • kosten in verband met de beveiliging en/of bewaking, stewards, vrijwilligers om de gezondheidsmaatregelen toe te passen,
  • kosten in verband met de implementatie van digitale touchless oplossingen voor de ticketverkoop.

Alle andere soorten uitgaven (niet limitatief: hotelkosten, aankoop van meubilair, cateringkosten, enz.) komen niet in aanmerking voor dit fonds.

37. Mijn evenement vindt plaats na 30 november 2020. Moet ik toch mijn verantwoordingsdossier vóór deze datum indienen?

Ja, ook als uw evenement na 30 november 2020 plaatsvindt, moet u uiterlijk op 30 november 2020 uw verantwoordingsdossier met alle gevraagde bewijsstukken indienen. We kunnen hier geen uitzondering op maken.

Terug naar de pagina met de beschrijving van alle stimuleringsfondsen

Klik hier om naar de omschrijving van Steunfonds b2c-evenementen te gaan