FAQ Steunfonds voor investeringen in gezondheid en veiligheid verbonden aan het label ‘Hygiëne & Veiligheid’

1. Wat zijn de doelstellingen van het fonds? 

Dit fonds wordt voorzien in het kader van het herstelplan van visit.brussels en is door de Brusselse regering goedgekeurd. Het doel is om de toeristische en culturele trekpleisters en het erfgoed in Brussel te ondersteunen zodat deze aan de veiligheidsnormen voor de gezondheid voldoen en nieuwe bezoekers/klanten in de best mogelijke omstandigheden kunnen verwelkomen.  

2. Wie kan een project indienen?  

Het fonds is voor elke toeristische en culturele trekpleister en erfgoedplaats in Brussel die het 'Health Safety Label' label wenst te ontvangen:  

  • musea,
  • theaters,
  • culturele centra,
  • concertzalen,
  • bioscopen,
  • toeristische attracties zoals toeristenbussen, avonturenparken, pretparken,
  • organisatoren van rondleidingen.  

Bovenstaande lijst is exhaustief. Elke andere instelling zal onmiddellijk worden afgewezen.
Projecten die reeds door het gewest of via een ander fonds/andere subsidie worden gefinancierd, mogen niet aan de projectoproep deelnemen (verbod op dubbele subsidiëring).
Elke rechtsvorm met een ondernemingsnummer die op het moment van de indiening van het aanvraagdossier in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is gevestigd, komt in aanmerking voor het fonds.
Instellingen kunnen slechts een dossier voor dit fonds indienen. Als eenzelfde instelling twee of meer dossiers indient, worden ze automatisch allemaal geweigerd. 

3. Welke soorten projecten komen in aanmerking voor financiering? 

Onderstaande projecten komen in aanmerking voor financiering:  

  • reiniging en desinfectie vóór de heropstart van activiteiten: uitrusting en ruimtes die personeel en klanten gebruiken; 
  • grondmarkeringen of veiligheidsbarrières/-linten; 
  • aankoop van beschermende of andere wanden voor installatie op toonbanken, receptiebalies, enz.; 
  • aankoop van hydroalcoholische gel voor bezoekers op verschillende specifieke punten; 
  • aankoop van specifieke vuilnisbakken voor risicoafval die duidelijk als zodanig zijn geïdentificeerd, of afgesloten of zelfsluitende vuilnisbakken; 
  • aankoop van wegwerphanddoeken voor openbare toiletten; 
  • onderhoud van het ventilatiesysteem; 
  • aankoop van mondmaskers of face shields voor personeel dat in contact komt met klanten; 
  • aankoop van infraroodthermometers; 
  • aankoop van desinfecterende reinigingsmiddelen voor gemeenschappelijke ruimtes. 

4. Aan welke voorwaarden moet het voorgestelde project voldoen? 

Om in aanmerking te komen, moeten projecten aan 6 voorwaarden voldoen:

  1. het project mag niet eerder dan 18 maart 2020 van start zijn gegaan;
  2. het project moet in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden uitgevoerd of een grote impact op de culturele en/of toeristische sector in het BHG hebben;  
  3. het project moet een oplossing bieden die aan de vereisten van bovenstaande projecten voldoet;  
  4. het project moet tijdig en in de vereiste vorm (formulieren, bijlagen, enz.) worden ingediend;  
  5. de subsidieaanvraag mag niet meer dan 10.000 EUR bedragen;  
  6. het project moet het 'Brussels Health Safety Label' hebben.  De aanvraag voor het label moet binnen 2 maanden na de bevestiging van de goedkeuring van het fonds worden ingediend.  Indien de aanvraag voor het label niet binnen de gestelde termijn wordt ingediend, moet elk bedrag worden terugbetaald. 

5. Wie mag er geen project indienen? 

Sectoren die niet onder dit project vallen en projecten die reeds door het gewest of via een ander fonds/andere subsidie worden gefinancierd, komen niet in aanmerking voor het fonds (verbod op dubbele subsidiëring). 

6. Hoe verloopt de selectieprocedure? 

De selectie verloopt volgens de volgende stappen: 

  1. analyse van de projecten in termen van ontvankelijkheid, 
  2. kennisgeving van de ontvankelijkheid van het dossier, 
  3. analyse van de inhoud van de dossiers met betrekking tot de selectiecriteria, 
  4. kennisgeving van de selectie of niet-selectie van het project. 

7. Aan welke voorwaarden moet er worden voldaan opdat het project als ontvankelijk zou worden beschouwd? 

Om ontvankelijk te zijn, moet een projectvoorstel aan alle onderstaande voorwaarden voldoen: 

  1. het project moet aan de criteria voldoen om in aanmerking te komen, 
  2. het project moet ten vroegste op 18-03-20 en ten laatste op 31-12-20 starten, 
  3. visit.brussels moet uiterlijk op 30-10-20 in het bezit zijn van het volledige aanvraagdossier, 
  4. het motiveringsdossier bevat: 
    • Verplicht inschrijvingsformulier
      Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
    • Verplichte bijlagen:  
      • In te vullen voorlopige begroting
      • Verklaring op erewoord
      • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
      • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient)

Het dossier kan in het Nederlands of in het Frans worden ingediend.

Projecten die niet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoen, komen niet in aanmerking voor een subsidie. In dit geval zijn ze onontvankelijk en worden ze niet geëvalueerd op inhoud. 

8. Wat gebeurt er als een ingediend dossier onvolledig blijkt te zijn? 

In geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels zich het recht voor om de nodige informatie bij de organisaties op te vragen. Indien we binnen de meegedeelde termijnen geen antwoorden ontvangen, worden onvolledige projecten onontvankelijk verklaard. 

9. Hoe verloopt de analyse van de inhoud van mijn dossier zodra het ontvankelijk is verklaard? 

De dossiers die als ontvankelijk worden toegelaten, zullen volgens specifieke selectiecriteria worden bestudeerd door een selectiecomité van personeelsleden van visit.brussels. Dit selectiecomité kan, indien nodig, de projectbeheerder om aanvullende informatie vragen om het dossier te verduidelijken.  

10. Wat zijn de selectiecriteria voor projecten die een subsidie krijgen? 

De selectie van de projecten en de toekenning van de subsidie verlopen aan de hand van de volgende criteria:  

  • de overeenstemming tussen het project en de prioritaire doelstellingen van dit fonds;  
  • client centricity (dienst specifiek voor de bezoeker of het personeel dat er rechtstreeks mee in contact staat);  
  • het project vormt een duidelijke troef om de aantrekkingskracht voor bezoekers te verhogen;  
  • duurzaamheid van de oplossing (ontworpen voor langdurig gebruik). 

11. Welke beroepsmiddelen heb ik als mijn dossier niet wordt geselecteerd? 

Tegen de beslissingen over de selectie van projecten is geen beroep mogelijk. Er is geen mogelijkheid tot beroep na de niet-selectie van een project. 

12. Hoe word ik op de hoogte gehouden van de selectie of de niet-selectie van mijn project? 

Elke kandidaat wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de selectie. 

13. Hoeveel bedraagt het fonds en hoe wordt het verdeeld?  

visit.brussels heeft een totaal budget van € 500,000 voor dit fonds. De budgetten worden toegekend aan de ontvankelijke, regelmatige en geselecteerde projecten. 

14. Hoe weet ik of er nog budget beschikbaar is in het fonds? 

visit.brussels brengt de partners stipt, op een volledig transparante manier, via een newsletter op de hoogte van de stand van het fonds. 

15. Aan welke criteria moeten projectuitgaven voldoen om in aanmerking te komen? 

Om als subsidiabele uitgaven te worden beschouwd, moeten uitgaven voldoen aan de volgende algemene criteria:  

  • de uitgaven moeten duidelijk verband houden met de doelstellingen van het fonds en rechtstreeks bijdragen aan de verwezenlijking ervan. 
  • de werkzaamheden, diensten en/of producten waarvoor de projectuitvoerder een bewijsstuk indient, moeten duidelijk aan een taak/onderdeel van het project zijn gekoppeld. Als het verband tussen het project en de aangekochte goederen/diensten/werkzaamheden niet duidelijk is op de factuur stelt de projectuitvoerder een begeleidende nota op waarin dit verband wordt toegelicht. 
  • de uitgaven moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project dat onder dit fonds valt. 
  • de uitgaven moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en stroken met de beginselen van gezond financieel beheer, met name wat betreft zuinigheid en kostenefficiëntie. 
  • de uitgaven moeten zijn gemaakt in de periode die in deze projectoproep is vastgelegd, namelijk tussen 18-03-2020 en 31-12-2020. 
  • de uitgaven moeten verband houden met de uitvoering van een project tussen 18-03-2020 en 31-12-2020. 
  • de begunstigde moet de uitgaven daadwerkelijk hebben gemaakt en in de boekhouding hebben opgenomen in overeenstemming met de boekhoudkundige beginselen die op hem van toepassing zijn. Bovendien moeten de uitgaven het voorwerp hebben uitgemaakt van de aangiftes die op grond van de toepasselijke fiscale en socialezekerheidswetten zijn vereist. 
  • de uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. 
  • de uitgaven en betalingen worden gestaafd met bewijsstukken die aan de formele vereisten voldoen. 

Als de dienstverlener aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten is onderworpen, moet hij deze strikt naleven (zie het tabblad 'Overheidsopdrachten' in Bijlage 2 'Voorbegroting').
De procedures inzake boekhouding en interne controle van de begunstigde moeten het mogelijk maken om een rechtstreeks verband aan te tonen tussen de met betrekking tot de actie gedeclareerde kosten en ontvangsten en de desbetreffende boekhoudstaten en bewijsstukken. 

16. Welke uitgaven komen in aanmerking voor het fonds? 

Onderstaande projecten komen in aanmerking voor financiering:  

  • reiniging en desinfectie vóór de heropstart van activiteiten: uitrusting en ruimtes die personeel en klanten gebruiken  
  • grondmarkeringen of veiligheidsbarrières/-linten  
  • aankoop van beschermende of andere wanden voor installatie op toonbanken, receptiebalies, enz.  
  • aankoop van hydroalcoholische gel voor bezoekers op verschillende specifieke punten  
  • aankoop van specifieke vuilnisbakken voor risicoafval die duidelijk als zodanig zijn geïdentificeerd, of afgesloten of zelfsluitende vuilnisbakken  
  • aankoop van wegwerphanddoeken voor openbare toiletten  
  • onderhoud van het ventilatiesysteem  
  • aankoop van mondmaskers of face shields voor personeel dat in contact komt met klanten  
  • aankoop van infraroodthermometers  
  • aankoop van desinfecterende reinigingsmiddelen voor gemeenschappelijke ruimtes  

Enkel uitgaven die aan de doelstellingen van het fonds en de bovengenoemde criteria voldoen, zijn toegestaan. 

17. Mijn project krijgt al een subsidie. Kan ik toch een aanvraag indienen? 

Ja, u mag uw project indienen, op voorwaarde dat de aanvraag niet dezelfde uitgaven dekt als de subsidie die u reeds van een andere subsidiërende overheid ontvangt. 

18. Komt de btw in aanmerking? 

De uitgaven die in het kader van de toegekende subsidie in aanmerking worden genomen, zijn de uitgaven exclusief btw. De btw kan enkel als subsidiabel worden beschouwd als de begunstigde deze daadwerkelijk draagt. 

19. Op welk bedrag kan ik aanspraak maken? 

Afhankelijk van de omvang van de aanvaarde uitgaven heeft de begunstigde recht op het volgende bedrag: 

  • de aanvaarde uitgaven zijn gelijk aan of hoger dan het goedgekeurde bedrag van de financiering: de begunstigde ontvangt het volledige bedrag. 
  • de aanvaarde uitgaven zijn lager dan het goedgekeurde bedrag: het vereffende bedrag wordt verlaagd tot het bedrag van de aanvaarde uitgaven.  

20. Welke uitgaven komen niet in aanmerking voor het fonds? 

Onder meer de volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidie:  

  • huurcontracten, werkingskosten, administratieve kosten, verplaatsingskosten, personeelskosten; 
  • investeringskosten (bv. licentiekosten en/of kosten voor softwareabonnementen tot 31-12-2020). 

21. Wat is de uiterste termijn voor de indiening van een dossier?  

visit.brussels moet uiterlijk op 30-10-20 in het bezit zijn van het volledige aanvraagdossier. 

22. Hoe verloopt de betaling van de subsidie wanneer mijn dossier is geselecteerd?  

Na de selectie van het project zorgt visit.brussels voor de administratieve verwerking en de follow-up van de geselecteerde dossiers.
Elke instelling waarvan het dossier werd geselecteerd, zal een subsidieovereenkomst ondertekenen.
Het subsidiebedrag wordt in een keer betaald na indiening van een schuldvordering. Deze vordering wordt vergezeld van de eindafrekening van uitgaven en ontvangsten. De eindafrekening moet worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten ten belope van het totale bedrag van de subsidie.   

23. Waaruit bestaat het volledige motiveringsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het motiveringsdossier bevat: 

  • Verplicht inschrijvingsformulier
    Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
  • Verplichte bijlagen:  
    • In te vullen voorlopige begroting
    • Verklaring op erewoord
    • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
    • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient);

Het volledige motiveringsdossier moet ten laatste op 30 oktober 2020 ingediend zijn.

24. Waaruit bestaat het volledige verantwoordingsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het verantwoordingsdossier bevat: 

  • De ondertekende subsidieovereenkomst
  • De verklaring van schuldvordering ondertekend
  • De eindafrekening van de uitgaven en opbrengsten van het project
  • Een definitief financieel overzicht van de werkelijk gemaakte subsidiabele uitgaven (Template: Samenvatting van de subsidiabele uitgaven)
  • De bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten: een kopie van de eindafrekening en een pro-formafactuur 
  • Een activiteitenverslag

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend. 

25. Waarvan hangt de toekenning van het uiteindelijke budget af? 

Met het oog op een evaluatie van de verwezenlijking van de doelstellingen van het fonds is de toekenning van het budget afhankelijk van een definitief activiteitenverslag. Dit verslag vermeldt de indicatoren aan de hand waarvan we kunnen beoordelen of de subsidieaanvraag overeenkomt met de verwezenlijking van het project waarvoor de subsidie werd toegekend.
Het budget kan pas aan het einde van de subsidieperiode en na ontvangst van de volgende documenten worden uitbetaald:  

  • De ondertekende subsidieovereenkomst
  • De verklaring van schuldvordering ondertekend
  • De eindafrekening van de uitgaven en opbrengsten van het project
  • Een definitief financieel overzicht van de werkelijk gemaakte subsidiabele uitgaven (Template: Samenvatting van de subsidiabele uitgaven)
  • De bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten: een kopie van de eindafrekening en een pro-formafactuur 
  • Een activiteitenverslag

De bewijsstukken (facturen, honoraria, enz.) moeten worden vergezeld van een betalingsbewijs (bankafschriften, zo nodig vergezeld van een listing of een attest van de bedrijfsrevisor dat de betaling van alle facturen met betrekking tot de subsidie certificeert). 

Het totaalbedrag van de ingediende bewijsstukken moet zo dicht mogelijk bij het maximumbedrag van de toegekende subsidie liggen. De bewijsstukken mogen niet worden gebruikt om andere subsidies te rechtvaardigen. Indien er geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald. 

26. Wat gebeurt er als ik geen bewijsstukken kan voorleggen? 

Indien er geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald. De verklaring op erewoord die de begunstigde ondertekent, geeft visit.brussels de wettelijke mogelijkheid om de begunstigde aan te klagen ingeval deze de fondsen niet terugbetaalt. 

27. Hoelang duurt het voordat ik de subsidie ontvang?  

Naar schatting zal de procedure binnen 40 werkdagen worden afgerond, afhankelijk van het aantal te verwerken dossiers. 

28. Hoe kan ik contact met u opnemen bij vragen?  

In geval van verdere vragen kan de begunstigde een e-mail sturen naar labelfund@visit.brussels

29. Wat zijn de belangrijke deadlines? 

Dit fonds is geopend van zondag 3 juli 2020 tot en met vrijdag 30 oktober 2020.
Het volledige motiveringsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend.  

30. Hoe kan ik een aanvraag indienen? 

We verzoeken initiatiefnemers van projecten om het ad-hocaanvraagformulier in te vullen en om de gevraagde documenten en informatie te verstrekken. 

Het volledige aanvraagdossier en de bijlagen moeten worden ondertekend door een persoon die wettelijk is bevoegd om de instelling te binden. Deze documenten moeten uiterlijk op 30 oktober 2020 om 23.59 uur worden verstuurd

31. Dit fonds wordt ter beschikking wordt gesteld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels. Moet ik dit vermelden in de communicatie rond mijn project? 

De steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels en hun logo's moet worden vermeld op alle communicatie en op alle stukken die verband houden met het project, alsook op de website van de begunstigde.
Deze vermelding heeft de volgende vorm: 

  • afbeelding van het logo van visit.brussels en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als hoofdsponsor op alle communicatie en op de website; 
  • vermelding van de zin: 'met de steun van visit.brussels en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest' op alle communicatie.

32. Moet ik tot 30/10/’20 wachten op de analyse van mijn aanvraag?

Neen. Aanvragen die correct worden ingediend en als volledig worden beschouwd, worden zo snel mogelijk geanalyseerd, op basis van het principe ‘wie eerst komt, eerst maalt’. De reactietijd hangt af van het aantal te verwerken aanvragen.

33. Ik ben begonnen met het invullen van het formulier, maar ik ben gestopt voordat ik de aanvraag correct had ingediend. Moet ik helemaal opnieuw beginnen?

Ja. Wanneer u tijdens het invullen van het formulier bent gestopt, zonder de aanvraag correct in te dienen door op de laatste knop van het formulier te klikken en de documenten correct bij te voegen, bent u verplicht het hele formulier opnieuw in te vullen. U kunt het formulier niet verder invullen waar u was gestopt.

34. Ontvang ik een bevestigingsmail wanneer ik het formulier heb ingevuld en de aanvraag correct heb ingediend?

Ja. Wanneer de aanvraag correct is ingediend, krijgt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Wanneer uw aanvraag als volledig wordt beschouwd, ontvangt u eveneens een bevestigingsmail. Als uw aanvraag als onvolledig wordt beschouwd, ontvangt u een e-mail met de vraag om de ontbrekende informatie te verstrekken.

Terug naar de pagina met de beschrijving van alle stimuleringsfondsen

Klik hier om naar de omschrijving van Steunfonds voor investeringen in gezondheid en veiligheid verbonden aan het label ‘Hygiëne & Veiligheid’ te gaan