FAQ Steunfonds voor congressen, vergaderingen, b2b-evenementen

1. Wat zijn de doelstellingen van het fonds?

Dit fonds, dat deel uitmaakt van het herstelplan van visit.brussels, heeft een viervoudige doelstelling:

  1. Aanmoediging en uitbreiding van het aantal b2b-evenementen in Brussel wanneer de periode na de lockdown het toestaat, en evenementen binnen het Gewest houden in plaats van de deur open te zetten voor de organisatie ervan in een ander land of zelfs een andere Belgische stad.
  2. Financiële steun verlenen aan organisatoren die Brussel uitkiezen voor hun b2b-evenementen.
  3. Voorfinanciering van de Brusselse partners en leveranciers, met name de locaties waar deze evenementen plaatsvinden.
  4. De uitstraling van het Gewest en de proactiviteit op korte termijn bevorderen.

2. Wie kan een project indienen?

De subsidie is bedoeld voor alle organisatoren van b2b-evenementen, met name nationale en internationale verenigingen en federaties, NGO's, stichtingen van openbaar belang, evenementenbureaus en private ondernemingen.

Elke rechtsvorm die beschikt over een ondernemingsnummer op het ogenblik van de indiening van het aanvraagdossier, komt in aanmerking voor het fonds.

De entiteiten kunnen meerdere dossiers indienen voor dit fonds, mits elke aanvraag aan de subsidiabiliteitscriteria voldoet.

3. Aan welke voorwaarden moet het voorgestelde project voldoen?

Om in aanmerking te komen, moeten evenementen aan 7 voorwaarden voldoen: 

  1. Minstens 200 deelnemers gedurende minstens 2 dagen op rij en één nacht bijeenbrengen.
  2. Minstens 1 overnachting in Brussel voor minstens 30% van de deelnemers bevatten (ongeacht of het om een internationaal of een nationaal evenement gaat).
  3. Hoofdzakelijk gericht zijn op een b2b-publiek (evenementen voor het grote publiek zijn uitgesloten).
  4. De locatie van het evenement moet zich bevinden in het BHG (op het grondgebied van een van de 19 gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).
  5. Het contract met de locatie mag niet voor 15 juli zijn ondertekend.
  6. Betaling van de factuur/het voorschot voor de huur van de locatie van het evenement tussen 15 juli en de uiterste datum voor ontvangst van de bewijsstukken (30 november 2020).
  7. Het project moet binnen de vastgestelde termijn en in de vereiste vorm (formulieren, bijlagen, enz.) worden ingediend.

4. Het evenement dat ik wil indienen, vindt niet plaats in 2020. Mag ik toch een aanvraag indienen?

Ja. Zolang het evenement voldoet aan de criteria om in aanmerking te komen, telt de datum van het desbetreffende evenement niet mee.

5. Hoe verloopt de selectieprocedure?

De selectie verloopt volgens de volgende stappen:

  1. analyse van de projecten in termen van ontvankelijkheid,
  2. kennisgeving van de ontvankelijkheid van het dossier,
  3. analyse van de inhoud van de dossiers met betrekking tot de selectiecriteria,
  4. kennisgeving van de selectie of niet-selectie van het project.

6. Aan welke voorwaarden moet er worden voldaan opdat het project als ontvankelijk zou worden beschouwd?

Dit fonds staat open van 15 juli 2020 tot en met 30 oktober.

Het volledige motiveringsdossier moet uiterlijk op 30 oktober 2020 worden ingediend.

Om ontvankelijk te zijn, moet een projectvoorstel aan alle onderstaande voorwaarden voldoen:

  1. Voorwaarden zoals bedoeld in de punten 3 en 5 supra;
  2. visit.brussels is uiterlijk op 30.10.2020 in het bezit van het volledige aanvraagdossier;
  3. Het motiveringsdossier bevat:
    • Verplicht inschrijvingsformulier
      Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
    • Verplichte bijlagen:
      • In te vullen voorlopige begroting
      • Verklaring op erewoord
      • Een kopie van de prijsopgave van de locatie
      • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient)

Het dossier kan in het Nederlands, Frans of Engels worden ingedien

Projecten die niet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoen, komen niet in aanmerking voor een subsidie. Ze zijn in dat geval onontvankelijk en zullen niet worden geëvalueerd wat de rest van de inhoud betreft.

In het geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels zich echter het recht voor om de nodige informatie op te vragen bij de organisaties. Indien we binnen de meegedeelde termijnen geen antwoorden ontvangen, worden onvolledige projecten onontvankelijk verklaard.

7. Wat gebeurt er als een ingediend dossier onvolledig blijkt te zijn?

In geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels zich het recht voor om de nodige informatie bij de organisaties op te vragen. Indien we binnen de meegedeelde termijnen geen antwoorden ontvangen, worden onvolledige projecten onontvankelijk verklaard.

8. Hoe verloopt de analyse van de inhoud van mijn dossier zodra het ontvankelijk is verklaard?

De dossiers die als ontvankelijk worden toegelaten, zullen volgens specifieke selectiecriteria worden bestudeerd door een selectiecomité van personeelsleden van visit.brussels. Het selectiecomité kan, indien nodig, de projectbeheerder om aanvullende informatie vragen om het dossier te verduidelijken.

9. Wat zijn de selectiecriteria voor projecten die een subsidie krijgen?

De selectie van de projecten en de toekenning van de subsidie gebeurt op basis van de volgende criteria:

  • de afstemming tussen het evenement en de prioritaire doelstellingen van dit fonds;
  • het aantal deelnemers, dagen en overnachtingen per evenement (minimaal 200 deelnemers en minimaal 1 overnachting).

10. Welke beroepsmiddelen heb ik als mijn dossier niet wordt geselecteerd?

Tegen de beslissingen over de selectie van projecten is geen beroep mogelijk. Er is geen mogelijkheid tot beroep na de niet-selectie van een project.

11. Hoe word ik op de hoogte gehouden van de selectie of de niet-selectie van mijn project?

Elke kandidaat wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de selectie.

12. Hoeveel bedraagt het fonds en hoe wordt het verdeeld?

visit.brussels heeft een totaal budget van € 2.000.000 voor dit fonds. De budgetten worden toegekend aan de eerst ingediende ontvankelijke, regelmatige en geselecteerde projecten.

De toegekende subsidie bedraagt maximaal € 50.000 per dossier. De subsidie mag niet meer bedragen dan 50% van de huurprijs van de ruimten.

De subsidie zal in 2020 worden uitbetaald op basis van een factuur en een bewijs van betaling aan een locatie/vergaderzaal in het Brussels Gewest. De inschrijvers verklaren op erewoord dat zij de subsidie volledig zullen terugbetalen in geval van annulering of wijziging van de aard van het evenement.

13. Hoe weet ik of er nog budget beschikbaar is in het fonds?

visit.brussels brengt de partners stipt, op een volledig transparante manier, via een newsletter op de hoogte van de stand van het fonds.

14. Aan welke criteria moeten projectuitgaven voldoen om in aanmerking te komen?

Om als subsidiabele uitgaven van het project te worden beschouwd, moeten de uitgaven voldoen aan elk van de volgende algemene criteria:

  • de uitgaven bedragen maximaal 50% van de huurprijs van de locatie;
  • ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en stroken met de beginselen van gezond financieel beheer, met name wat betreft zuinigheid en kostenefficiëntie;
  • De uitgaven moeten zijn gemaakt in de periode die in deze projectoproep is vastgelegd, namelijk tussen 15.07.2020 en 30.11.2020;
  • zij moeten daadwerkelijk door de begunstigde zijn gemaakt, in zijn boekhouding zijn opgenomen in overeenstemming met de boekhoudkundige beginselen die op hem van toepassing zijn en het voorwerp hebben uitgemaakt van de aangiftes die op grond van de toepasselijke fiscale en socialezekerheidswetten vereist zijn;
  • ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn;
  • de uitgaven en betalingen worden gestaafd met bewijsstukken die aan de formele vereisten voldoen.

15. Welke uitgaven komen in aanmerking voor het fonds?

Alleen de volgende uitgaven zijn subsidiabel, op voorwaarde dat zij voldoen aan de hierboven omschreven criteria:

  • uitgaven die betrekking hebben op de huur van ruimte/de locatie en op de basisuitrusting (meubilair, flipchart, scherm en projector, enz.) bij een en dezelfde dienstverlener (de exploitant van de locatie) voor het desbetreffende evenement. Met name de cateringkosten komen niet in aanmerking voor een subsidie.

Als de dienstverlener aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten is onderworpen, moet hij deze strikt naleven.
De procedures inzake boekhouding en interne controle van de begunstigde moeten het mogelijk maken om een rechtstreeks verband aan te tonen tussen de met betrekking tot de actie gedeclareerde kosten en ontvangsten en de desbetreffende boekhoudstaten en bewijsstukken.

16. Mijn project krijgt al een subsidie. Kan ik toch een aanvraag indienen?

Ja, u mag uw project indienen, op voorwaarde dat de aanvraag niet dezelfde uitgaven dekt als de subsidie die u reeds van een andere subsidiërende overheid ontvangt. 

17. Komt de btw in aanmerking?

De uitgaven die in het kader van de toegekende subsidie in aanmerking worden genomen, zijn de uitgaven exclusief btw. De btw kan alleen als subsidiabel worden beschouwd als deze daadwerkelijk door de begunstigde wordt gedragen.

18. Op welk bedrag kan ik aanspraak maken?

Afhankelijk van de omvang van de aanvaarde uitgaven heeft de begunstigde recht op het volgende bedrag:

  • de aanvaarde uitgaven zijn gelijk aan of hoger dan het goedgekeurde bedrag van de financiering: de begunstigde ontvangt het volledige bedrag.
  • de aanvaarde uitgaven zijn lager dan het goedgekeurde bedrag: het vereffende bedrag wordt verlaagd tot het bedrag van de aanvaarde uitgaven.

19. Wat is de uiterste termijn voor de indiening van een dossier?

Dit fonds staat open van van 15 juli 2020 tot en met 30 oktober.

Het volledige motiveringsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend.

20. Hoe verloopt de betaling van de subsidie indien mijn dossier is geselecteerd?

Na de selectie van het project zorgt visit.brussels voor de administratieve verwerking en de follow-up van de geselecteerde dossiers.
Er zal een subsidieovereenkomst worden ondertekend met elke entiteit waarvan het project is geselecteerd.
Het bedrag van de toegekende subsidie wordt in één keer betaald na voorlegging van een schuldvordering, de betaalde factuur en het bewijs van betaling daarvan, gestaafd met bewijsstukken van de werkelijk gemaakte kosten. 

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend.

Alleen de uitgaven die voldoen aan de doelstellingen van de projectoproep en aan de in punt 8 hierboven genoemde eisen zijn toegestaan.

21. Waaruit bestaat het volledige motiveringsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het motiveringsdossier bevat: 

  • Verplicht inschrijvingsformulier
    Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
  • Verplichte bijlagen:
    • In te vullen voorlopige begroting
    • Verklaring op erewoord
    • Een kopie van de prijsopgave van de locatie
    • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient)

Het volledige motiveringsdossier moet ten laatste op 30 oktober 2020 ingediend zijn.

22. Waaruit bestaat het volledige verantwoordingsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het verantwoordingsdossier bevat: 

  • De ondertekende subsidieovereenkomst
  • De verklaring van schuldvordering ondertekend
  • De eindafrekening van de uitgaven van het project
  • De bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten: een kopie van de definitieve prijsopgave of een pro-formafactuur van de locatie 

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend. 

23. Wat gebeurt er als ik geen bewijsstukken kan voorleggen?

Indien er geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald. De verklaring op erewoord die de begunstigde ondertekent, geeft visit.brussels de wettelijke mogelijkheid om de begunstigde aan te klagen ingeval deze de fondsen niet terugbetaalt.

24. Hoelang duurt het voordat ik de subsidie ontvang?

Naar schatting duurt de volledige procedure 40 werkdagen, afhankelijk van het aantal te verwerken dossiers.

25. Wat zijn de belangrijke deadlines?

Dit fonds staat open van 15 juli 2020 tot en met 30 oktober.

Het volledige motiveringsdossier moet uiterlijk op 30 november 2020 worden ingediend.

26. Hoe kan ik een aanvraag indienen?

Aan de initiatiefnemers van projecten wordt verzocht het online aanvraagformulier in te vullen en de gevraagde documenten en informatie te verstrekken.

Het volledige aanvraagdossier en de bijlagen moeten worden ondertekend door een persoon die wettelijk bevoegd is om de entiteit te binden en moeten uiterlijk op 30 oktober 2020 om 23.59 uur verstuurd worden.

Onvolledige, niet-ondertekende dossiers zonder de nodige bijlagen kunnen niet in aanmerking worden genomen.

In het geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels zich echter het recht voor om de nodige informatie op te vragen bij de organisaties. Indien we binnen de meegedeelde termijnen geen antwoorden ontvangen, worden onvolledige projecten onontvankelijk verklaard.

27. Dit fonds wordt ter beschikking wordt gesteld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels. Moet ik dit vermelden in de communicatie rond mijn project?

De steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels en hun logo's moet worden vermeld op alle communicatie en op alle stukken die verband houden met het betrokken evenement, alsook op de website van de begunstigde.

Deze vermelding heeft de volgende vorm:

Hij verbindt zich er tevens toe de op voorhand gefinancierde partner of leverancier op de hoogte te brengen van de toekenning van deze subsidie.

28. Duurt het tot 30.10.20 voordat mijn aanvraag wordt onderzocht?

Nee. Aanvragen die correct worden ingediend en als volledig worden beschouwd, worden zo snel mogelijk geanalyseerd, op basis van het principe 'wie eerst komt, eerst maalt'. De reactietijd hangt af van het aantal te verwerken aanvragen.

29. Ik ben begonnen met het invullen van het formulier, maar ik ben gestopt voordat ik de aanvraag correct had ingediend. Moet ik helemaal opnieuw beginnen?

Ja. Wanneer u tijdens het invullen van het formulier bent gestopt, zonder de aanvraag correct in te dienen door op de laatste knop van het formulier te klikken en de documenten correct bij te voegen, bent u verplicht het hele formulier opnieuw in te vullen. U kunt het formulier niet verder invullen waar u was gestopt.

30. Ontvang ik een bevestigingsmail wanneer ik het formulier heb ingevuld en de aanvraag correct heb ingediend?

Ja. Wanneer de aanvraag correct is ingediend, krijgt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Wanneer uw aanvraag als volledig wordt beschouwd, ontvangt u eveneens een bevestigingsmail. Als uw aanvraag als onvolledig wordt beschouwd, ontvangt u een e-mail met de vraag om de ontbrekende informatie te verstrekken.

31. Hoe kan ik contact met u opnemen bij vragen?

b2beventsfund@visit.brussels

 

Terug naar de pagina met de beschrijving van alle stimuleringsfondsen

Klik hier om naar de omschrijving van Steunfonds voor congressen, vergaderingen, b2b-evenementen te gaan