FAQ Fonds de soutien pour les congrès, réunions, événements B2B

1. Quels sont les objectifs du fonds ?

Ce fonds, prévu dans le cadre du plan de relance de visit.brussels, a un quadruple objectif :

  1. Inciter et augmenter le nombre d’événements B2B qui se dérouleront à Bruxelles quand la période de post-confinement le permettra, et garder des événements sur la Région plutôt que laisser la porte ouverte à leur organisation dans un autre pays ou même, une autre ville belge.
  2. Soutenir financièrement les organisateurs qui choisissent Bruxelles pour leurs événements B2B.
  3. Préfinancer les partenaires et fournisseurs bruxellois, à savoir les lieux accueillant ces évènements.
  4. Favoriser à court terme le rayonnement de la Région et la proactivité.

2. Qui peut soumettre un projet?

Le subside s’adresse à tout organisateur d’évènement B2B, à savoir les associations et fédérations nationales et internationales, ONGs, fondations d’intérêt public, agences événementielles et sociétés privées.

Le fonds est éligible à toute forme juridique possédant un numéro d’entreprise au moment de l’introduction de son dossier de candidature.

Les entités peuvent introduire plusieurs dossiers pour le présent fonds pour autant que chaque dossier réponde aux critères d’éligibilité.

3. A quelles conditions le projet proposé doit-il satisfaire ?

Pour être éligibles, les événements doivent satisfaire à 7 conditions :

  1. Rassembler au moins 200 participants pour au moins 2 jours d’affilée et une nuit.
  2. inclure au minimum 1 nuitée à Bruxelles pour au moins 30% des participants (que l’événement soit international ou national)
  3. viser principalement un public B2B (les événements « grand public » sont exclus).
  4. Le lieu de l’événement doit se situer en RBC (sur le territoire d’une des 19 communes de la Région de Bruxelles-Capitale).
  5. Le contrat avec la venue ne doit pas encore avoir été signé avant la date du 15 juillet.
  6. Paiement de la facture/de l’acompte pour la location du lieu de l’événement entre le 15 juillet et la date limite de réception des dossiers justificatifs (30 novembre 2020).
  7. Être introduit dans les délais et dans les formes requises (formulaires, annexes, etc.) ;

4. L’évènement que je souhaite soumettre n’aura pas lieu en 2020. Puis-je le soumettre ?

Oui. Pour autant que l’évènement remplisse les critères d’éligibilité, la date de l’évènement en question n’entre pas en ligne de compte.

5. Quelle est la procédure de sélection ?

La sélection se fait selon les étapes suivantes :

  1. Analyse des projets au niveau de leur recevabilité.
  2. Notification de la recevabilité du dossier.
  3. Analyse du contenu des dossiers par rapport aux critères de sélection.
  4. Notification de la sélection ou de la non-sélection du projet.

6. Quelles sont les conditions à remplir pour que le projet soit jugé recevable ?

Le dossier de candidature doit contenir :

  • Formulaire de soumission obligatoire
    Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
  • Annexes obligatoires :
    • Budget prévisionnel à remplir (Nouveau document simplifié)
    • Déclaration sur l’honneur
    • Une copie du devis du lieu
    • Une attestation bancaire avec cachet et signature de la banque prouvant que le numéro de compte appartient bien au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’entité qui dépose le projet)

Le dossier complet de candidature doit être introduit au plus tard le 30 octobre 2020

Le dossier peut être introduit en néerlandais, en français ou en anglais.

Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question dans les FAQs, contactez l’équipe en charge de ce fonds : funds@visit.brussels

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7. Que se passe-t-il en cas de dossier remis et jugé incomplet ?

Dans le cas d’informations manquantes, visit.brussels se réserve le droit de demander les informations nécessaires aux organisations. Sans réponses de celles-ci dans les délais communiqués, les projets incomplets seront déclarés irrecevables.

8. A partir du moment où mon projet est recevable, comment se déroule l’analyse du contenu du dossier ?

Les dossiers admis comme recevables seront étudiés selon les critères spécifiques de sélection par un comité de sélection composé de membres du personnel de visit.brussels. Le comité de sélection peut, si nécessaire, demander à l’opérateur du projet des informations complémentaires afin de clarifier le dossier.

9. Quels sont les critères de sélection des projets qui bénéficieront d’un subside ?

La sélection des projets et l’attribution du subside se feront sur la base des critères suivants :

  • La concordance entre l’événement et les objectifs prioritaires de ce fonds ;
  • Le nombre de participants, de jours et de nuitées par événement (minimum 200 participants et minimum 1 nuitée) ;

10. Dans le cas de la non-sélection de mon projet, quel est le recours possible ?

Les décisions relatives à la sélection des projets sont sans appel. Il n’y a aucune possibilité de recours après la non-sélection du projet.

11. Comment suis-je tenu informé de la sélection ou de la non-sélection de mon projet ?

Chaque candidat est informé par écrit de la sélection.

12. A combien s’élève le fonds et comment est-il réparti ?

visit.brussels dispose d’un budget total de 2.000.000 EUR pour le présent fonds. Les budgets seront octroyés aux premiers projets rentrés recevables, réguliers et sélectionnés.

Le subside alloué sera plafonnés à 50.000 EUR par dossier. Le subside ne pourra dépasser 50% de la facture de location des espaces.

Le subside sera versé en 2020 sur base d’une facture et la preuve du versement à une venue/ salle de réunion située en région bruxelloise. Les soumissionnaires déclarent sur l’honneur qu’ils rembourseront entièrement le subside en cas d’annulation ou de modification de la nature de l’évènement.

13. Comment puis-je savoir s’il y a encore du budget disponible sur le fonds ?

visit.brussels communiquera ponctuellement, de manière tout à fait transparente, via une newsletter vers ses partenaires sur le statut de consommation du fonds.

14. À quels critères doivent répondre les dépenses du projet pour être éligibles ?

Pour pouvoir être considérées comme des dépenses éligibles du Projet, les dépenses doivent répondre à chacun des critères généraux suivants :

  • Maximum 50% de la facture de location d’espace;
  • Elles doivent être raisonnables et justifiés et respecter les principes de bonne gestion financière, notamment en termes d'économie et de rapport coût/efficacité ;
  • Les dépenses ont été réalisées pendant la période fixée dans le présent appel à projets, à savoir entre le 15/07/2020 et le 30/11/2020 ;
  • Elles doivent être effectivement supportées par le Bénéficiaire, être enregistrées dans sa comptabilité conformément aux principes comptables qui lui sont applicables et avoir fait l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales applicables ;
  • Elles doivent être identifiables et contrôlables.
  • Les dépenses et les paiements font l’objet de pièces justificatives qui répondent aux conditions de forme demandées.

15. Quelles sont les dépenses éligibles au fonds ?

Sont éligibles les seules dépenses suivantes, pour autant qu’elles répondent aux critères définis ci-dessus :

  • Celles liées à la location d’espace/lieu et aux équipements de base (mobilier, flip chart, écran et projecteur, etc.) auprès d’un seul et même prestataire de service (l’exploitant du lieu) pour la tenue de l’événement en question. Les frais de catering ne sont notamment pas éligibles.

La législation relative aux marchés publics doit être respectée si le prestataire y est soumis.
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du Bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct entre les coûts et recettes déclarées au titre de l’action et les états comptables et les pièces justificatives correspondants.

16. Mon projet bénéficie déjà d’un subside. Puis-je introduire ma demande quand même ?

Oui, vous pouvez soumettre votre projet, pour autant que la demande ne couvre pas les mêmes dépenses que le subside déjà reçu par un autre pouvoir subsidiant.

17. La TVA est-elle éligible ?

Les dépenses prises en compte dans le cadre de la subvention allouée sont des dépenses hors TVA. La TVA ne peut être considérée comme éligible que si elle est effectivement supportée par le Bénéficiaire.

18. A quel montant puis-je prétendre ?

Suivant l’importance des dépenses acceptées, le bénéficiaire a droit au montant suivant :

  • Les dépenses acceptées sont égales ou supérieures au montant approuvé du financement, le bénéficiaire reçoit l’entièreté du montant.
  • Les dépenses acceptées sont inférieures au montant approuvé : le montant liquidé sera réduit au montant des dépenses acceptées.

19. Quelle est la date limite de remise des dossiers ?

Le présent fonds est ouvert du mercredi 15 juillet 2020 au vendredi 30 octobre inclus.
Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020

20. Comment se déroule le paiement du subside si mon dossier a été retenu ?

Après avoir procédé à la sélection du projet, visit.brussels assurera le traitement administratif et le suivi des dossiers sélectionnés.
Une convention de subvention sera signée avec chacune des entités dont le projet aura été sélectionné.
Le paiement du montant du subside octroyé s’effectuera en 1 tranche sur présentation d'une déclaration de créance, de la facture acquittée ainsi que de la preuve de paiement de celle-ci, appuyée de justificatifs des frais réellement exposés.
Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.
Seules les dépenses qui répondent aux objectifs de l’appel à projet et aux exigences reprises au point 8 visés ci-avant seront admises.

21. De quoi est composé le dossier complet de candidature et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de candidature doit contenir :

  • Formulaire de soumission obligatoire
    Veillez à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires à joindre à votre formulaire avant d’entamer votre demande.
  • Annexes obligatoires :

Le dossier complet de candidature doit être introduit au plus tard le 30 octobre 2020.

22. De quoi est composé le dossier complet de justification et pour quand doit-il être introduit ? 

Le dossier de justification doit contenir : 

  • La convention contresignée
  • La déclaration de créance contresignée
  • Le décompte final des dépenses suivant la structure du budget prévisionnel 
  • Les justificatifs des dépenses éligibles réellement encourues : une copie du devis final du lieu considéré pour l’événement ainsi que le montant de l’acompte/facture prévu

Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.

23. Que se passe-t-il si je ne suis pas en mesure de fournir les pièces justificatives ?

En cas de défaut de remise de pièces justificatives, les avances déjà perçues devront être remboursées. La déclaration sur l’honneur que le bénéficiaire signe donne juridiquement la possibilité à visit.brussels de poursuivre le bénéficiaire en cas de non restitution des fonds.

24. Combien de temps cela prend-il pour recevoir le subside ?

On estime la durée de la procédure complète à 40 jours ouvrables sous réserve du nombre de dossiers à traiter.

25. Quelles sont les dates importantes à retenir ?

Le présent fonds est ouvert du 15 juillet 2020 au 30 octobre inclus.
Le dossier complet de justification doit être introduit au plus tard le 30 novembre 2020.

26. Comment est-ce que j’introduis une demande ?

Les porteurs de projet sont invités à remplir le formulaire de demande en ligne et à fournir les pièces et informations demandées.
Le dossier complet de candidature et les annexes doivent être signés par une personne légalement autorisée à engager l’entité et envoyés au plus tard le 30 octobre 2020 à 23h59. 

Les dossiers incomplets, non signés et sans les annexes nécessaires ne pourront pas être pris en considération.

 Toutefois, dans le cas d’informations manquantes, visit.brussels se réserve le droit de demander les informations nécessaires aux organisations. Sans réponses de celles-ci dans les délais communiqués, les projets incomplets seront déclarés irrecevables.

27. Ce fonds étant mis à disposition par la Région de Bruxelles-Capitale et visit.brussels, faut-il en faire mention dans la communication de mon projet ?

La mention du soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et de visit.brussels ainsi que leurs logos figureront dans toutes les communications et sur toutes les productions liées à l’événement en question ainsi que sur le site web du Bénéficiaire.

Cette mention se fera sous la forme suivante :

  • figuration du logo de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale à titre de sponsor de premier rang sur toute la communication et sur leur site ;
  • mention de la phrase « avec le soutien de visit.brussels et de la Région de Bruxelles-Capitale » dans toute communication.

Il s’engage, en outre, à mentionner au partenaire ou fournisseur préfinancé l’octroi de cette subvention.

28. Dois-je attendre le 30/10/20 pour que ma demande soit analysée ?

Non. Les demandes qui sont valablement introduites et qui sont jugées complètes sont analysées aussi vite que possible, en fonction du principe de « premier arrivé, premier servi ». Le délai de réponse dépend du nombre de demandes à traiter.

 29. J’ai commencé à remplir le formulaire, mais je me suis arrêté avant d’avoir introduit valablement la demande. Dois-je tout recommencer ?

Oui. Lorsque vous vous êtes arrêté en cours de remplissage, sans avoir valablement introduit la demande en cliquant sur le dernier bouton du formulaire et en ayant annexé correctement les documents, vous serez obligé de re-remplir l’entièreté du formulaire. Vous ne serez pas en mesure de reprendre le remplissage du formulaire en cours de route.

30. Lorsque j’ai rempli le formulaire et que j’ai valablement introduit la demande, est-ce que je reçois un mail de confirmation ?

Oui. Lorsque la demande est valablement introduite, vous recevez un e-mail de confirmation de réception. Lorsque votre demande est jugée complète, vous recevez également un e-mail de confirmation. Si votre demande est jugée incomplète, vous recevez un e-mail vous demandant de fournir les informations manquantes.

31. Comment nous contacter en cas de question supplémentaire

funds@visit.brussels

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