Conditions générales de location

CONDITIONS GÉNÉRALES DE MISE À DISPOSITION

ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION 

Les présentes conditions générales portent sur la mise à disposition au preneur des salles du bip, à savoir :

Salle Capacité
théâtre
Capacité
u-shape
Capacité boardroom Capacité
école
Capacité
walking dinner
Guichets 120 40 - 40 200
Agora 50 30 - 30 50
Cour - - - - 500
Brel (+Toots) - 21 - 30 -
Belga - - - - 120
Horta - - 12 - -
Iris - - 8 - -
Atomium - - 20 - -
Spéculoos - - 10 - -
Zinneke 120 42 - 60 -
Magritte 40 - 21 - -
Delvaux 20 - 12 - -


ARTICLE 2 : QUALITE DU PRENEUR

Les salles accueillent uniquement des événements d’entreprise. Tout autre type d’événements tels que mariages ou fêtes de famille n’est pas autorisé.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’OCCUPATION DES LIEUX

3.1 Horaire

Les réservations de salles s’entendent à la demi-journée (4 heures - montage et démontage inclus) ou à la journée entière.

Les salles du bip sont ouvertes du lundi au vendredi de 8h30 à 17h. Toutefois, elles peuvent être mises à disposition en-dehors des heures d’ouverture (cf. art. 5.1)

Le preneur s’engage à confirmer et respecter l’horaire convenu de l’événement, sous peine d’une indemnité (cf. art. 5.2).

3.2 Aménagement des salles

Toutes les salles du bip bénéficient de la lumière du jour, d’un système de chauffage et d’air conditionné. Les chaises et les tables sont incluses dans le prix de mise à disposition des salles.

La plupart des salles peuvent faire l’objet d’un aménagement particulier en fonction de l’événement. Le preneur communiquera au préalable à l’équipe du bip l’aménagement souhaité, sous réserve d’acceptation.

Le Wi-Fi est disponible dans toutes les salles du bip. Celles-ci sont équipées de matériel multimédia de qualité. Un technicien qualifié accueille le preneur à son arrivée dans la salle et l’aide à utiliser ce matériel. Ledit technicien n’est pas présent en permanence dans la salle pendant l’événement mais peut être appelé si nécessaire. Le service multimédia n’est pas inclus dans le prix de location des salles. En effet, le preneur a l’opportunité de choisir ce dont il a besoin parmi une liste d’équipements et de services supplémentaires. (cf. art. 4.2 & 4.3)

3.3 Montage et démontage

Le preneur s’oblige — préalablement à tout montage - à fournir à l’équipe du bip les détails du montage à réaliser et des mesures prises pour la prévention de tout dommage au bâtiment. L’équipe du bip autorisera uniquement l’exécution des montages qui auront été préalablement approuvés.

Les équipements seront impérativement livrés et repris le jour de l’événement. Pour toute exception, l'accord de l’équipe du bip est nécessaire.

L’utilisation de l’ascenseur pour le transport d’équipements lourds est interdite et toutes les lignes de conduite générale seront applicables.

Seuls les chariots avec des roues en caoutchouc sont permis à l’intérieur du bip. Les roues des chariots doivent être propres. Ceux-ci ne peuvent pas être surchargés en poids.

3.4 État des lieux

La salle est mise à disposition dans l'état dans lequel elle se trouve, bien connu du preneur qui déclare l'avoir visité et examiné dans tous ses détails.

A l'expiration de la mise à disposition, il devra la rendre dans l'état où il l'a trouvée à son entrée.

Le preneur assume toute responsabilité pour les équipements qu’il apporte sur les lieux, y compris ceux loués via l’équipe du bip. Il s’assure que les pieds de tout mobilier apporté par ses soins sont revêtus de protections de telle sorte que toute éraflure de plancher soit évitée.

Après chaque évènement, un nettoyage des salles est prévu par une entreprise spécialisée. Le nettoyage des salles est inclus dans le prix de location.

3.5 Règles internes à l’occupation des lieux

Il est interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments. Des cendriers sont mis à disposition à l’extérieur.

Il est également formellement interdit d’utiliser des appareils fonctionnant au gaz et flamme nue (c.-à-d. bougie ou réchaud de table).

Les murs, les plafonds, les sols, les charpentes et les boiseries doivent rester intacts. Le preneur veillera à avertir immédiatement un membre de l’équipe du bip si un liquide devait être renversé par terre pendant la tenue de l’événement.

Tous les équipements seront impérativement installés sur leur propre support. Il est interdit d’accrocher, de pendre, de coller ou de clouer quoi que ce soit à un quelconque élément du bâtiment.

Il est interdit de poser quoi que ce soit contre les balustrades, les boiseries, les charpentes ou les murs peints en faux marbre.

ARTICLE 4 : SERVICES PAYANTS

4.1 Service traiteur

L’équipe du bip peut proposer un service catering au preneur. Le preneur est tenu de confirmer le nombre définitif de personnes pour la commande de catering au plus tard 3 jours ouvrables avant l’événement. Passé ce délai, il n’est plus possible de modifier le nombre de personnes communiqué. Nos prix s’entendent par personne TVAC et incluent le matériel nécessaire selon la formule choisie, la prestation de services, la mise en place et le débarrassage.

Le preneur reste néanmoins libre de faire appel au traiteur de son choix, sans frais supplémentaires. Les traiteurs externes sont dans l’obligation d’apporter tout le matériel nécessaire au bon déroulement de leur mission y compris le matériel de chauffe. L’équipe du bip ne fournit aucun matériel aux traiteurs externes à part une cuisine avec un point d’eau et d’électricité.

4.2 Matériel multimédia

Salle Matériel
GUICHETS 1 vidéo projecteur laser Full HD + écran 4x2,2m
1 pupitre avec 2 micros fixes et écran de retour pour orateur
1 ordinateur + télécommande de présentation avec pointeur Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop
Sonorisation avec 7 haut-parleurs et Bluetooth
Micro sans fil (maximum 8 pièces)
Micro sur table (maximum 5 pièces)
Micro casque (maximum 2 pièces)
2 écrans 65’’ Full HD pour retour public
1 écran 43’’ Full HD pour retour orateurs
Wi-Fi
AGORA 1 vidéo projecteur Full HD avec projection sur mur blanc ou 1 écran plasma 65’’ Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop
Sonorisation (son du micro et/ou des présentations) avec 1 micro portable
Wi-Fi
BREL 1 écran LED Full HD 75’’ Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop
Sonorisation
Micro sans fil (maximum 2 pièces)
Wi-Fi
BELGA Sonorisation avec 1 micro portable Wi-Fi
HORTA 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
IRIS 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
ATOMIUM 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
SPECULOOS 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
ZINNEKE 1 vidéo projecteur laser Full HD, écran 2,2x1,2m, 2 écrans de retour Full HD 55” pour le public, 1 écran de retour Full HD 43” pour l’orateur
1 pupitre avec 2 micros fixes et écran de retour pour l’orateur
1 ordinateur + télécommande de présentation avec pointeur Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop
Sonorisation avec 4 haut-parleurs et Bluetooth
Micro sans fil (maximum 8 pièces)
Micro sur table (maximum 4 pièces)
Micro casque (maximum 2 pièces)
Wi-Fi
MAGRITTE 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
DELVAUX 1 écran plasma Connexions VGA, HDMI et display port pour laptop Barre de son Wi-Fi
COUR D’HONNEUR Sonorisation (musique et/ou micro) avec 1 micro sans fil


4.3 Matériel supplémentaire

  • Du matériel supplémentaire peut être mis à disposition sur demande :
  • Ordinateur portable
  • Projecteur et écran
  • Télécommande de présentation avec pointeur
  • Flip chart (tableau blanc avec papier et marqueurs)
  • Tables nappées pour workshop
  • Porte-nom
  • Podium
  • Eclairage d’ambiance

4.4 Service de nettoyage pendant l’événement

Un service de nettoyage des toilettes pendant l’événement est parfois indispensable. L’équipe du bip impose ce service en cas de nécessité. Les besoins sont évalués au cas-par-cas et ce service est facturé au preneur.

4.5 Service d’impression et de photocopies

Il est possible de faire imprimer des documents ou de faire des photocopies. Ce service est limité à 200 pages par client.

ARTICLES 5 : SPECIFICITES POUR MISE A DISPOSITION EN DEHORS DES HEURES D’OUVERTURE

5.1 Service de sécurité et/ou présence de l’équipe du bip

Toute demande d’accès aux bâtiments en-dehors des heures d’ouverture (du lundi au vendredi 8h30-17h) doit être communiquée à l’équipe du bip. La présence d’un garde et/ou de l’équipe du bip est alors exigée. Les événements sont autorisés le week-end moyennant la présence d’un garde de sécurité et/ou du personnel de l’équipe du bip pendant toute la durée de l’événement.

Les besoins en sécurité et/ou en personnel de l’équipe du bip sont évalués au cas par cas. Le coût est à charge du preneur (forfait de 3h minimum). L’équipe du bip se charge de mobiliser le personnel nécessaire et de facturer les heures prestées au preneur.

5.2 Dépassement d’horaire

Si l’événement à l’origine de la mise à disposition est prolongé de plus d’une heure au-delà de l’heure de fin prévue, une indemnité de 100 € HTVA (21%) par heure commencée sera appliquée.

ARTICLE 6 : PROCÉDURE DE RÉSERVATION ET DE PAIEMENT

6.1 Personnes de contact

Toute demande d’offre, de visite ou de réservation doit être introduite auprès de l’équipe du bip à l’attention de :

Daphnée Baekelmans
Corporate Sales
T : +32 2 549 50 68
M : +32 498 944 406
d.baekelmans@visit.brussels
Audrey Nagant
Corporate Sales
T : +32 549 53 60
M : +32 479 55 19 89
a.nagant@visit.brussels


6.2 Option

Le potentiel preneur peut placer une option sur une ou plusieurs salles du bip (sans obligation de réservation in fine). L’option reste valable durant 10 jours ouvrables à compter de la date où la demande a été faite. Si le potentiel preneur ne reprend pas contact avec l’équipe du bip passé ce délai, l’option sera automatiquement annulée.

6.3 Conclusion du contrat

Toute réservation fait l’objet d’une convention entre le preneur et l’asbl visit.brussels. Ce document contractuel doit parvenir complété et signé à l’équipe du bip au plus tard deux semaines avant l’événement. La signature de la convention vaut acceptation des présentes conditions générales de mise à disposition. Tout document signé engage le signataire en son nom propre, ainsi que la personne ou la personne morale au nom de laquelle le signataire agit. Le preneur informe l’équipe du bip au moment de la réservation, du sujet de l’événement et du public cible auquel s’adresse l’événement.

ARTICLE 7 : OBJET DE L’EVENEMENT/RASSEMBLEMENT

L’équipe du bip se réserve le droit de refuser ou d’annuler et ce sans que le preneur ne puisse réclamer de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit, une réservation pour un événement/rassemblement dont le contenu constituerait ou menacerait de constituer une atteinte à la loi, aux bonnes mœurs, à l’ordre public ou à la sécurité.

Pour tout abus de confiance ou infraction par rapport à l’alinéa premier, l’équipe du bip se réserve le droit de refuser au preneur toute demande de mise à disposition des salles du bip durant les 5 prochaines années, et ce sans préjudice d’une éventuelle indemnité.

ARTICLE 8 : FACTURATION

La facture est envoyée par l’asbl visit.brussels au preneur après la mise à disposition et payable dans les 10 jours ouvrables. Tout service payant supplémentaire demandé le jour de l’événement ainsi que toute indemnité ou frais seront comptabilisés dans cette facture.

ARTICLE 9 : ANNULATION

En cas d’annulation de réservation de la part du preneur, pour quelque raison que ce soit, les frais suivants seront facturés à titre d’indemnité :

  • Annulation le jour-même ou dans les 3 jours calendrier précédant la date de l’événement : facturation de 100% des frais totaux
  • Annulation dans les 4 à 10 jours calendrier précédant la date de l’événement : facturation de 75% du prix de la salle
  • Annulation dans les 11 à 20 jours calendrier précédant la date de l’événement : facturation de 50% du prix de la salle
  • Annulation dans les 21 à 50 jours calendrier précédant la date de l’événement : facturation de 25% du prix de la salle

L’asbl visit.brussels se réserve le droit d’annuler toute mise à disposition initialement accordée à n’importe quel moment et ce sans demande en dommages et intérêts pour le preneur en cas de force majeure (tels que la guerre, les troubles, les grèves partielles ou générales, les lock-out partiels ou généraux, les maladies contagieuses, les accidents d'exploitation, l'incendie, les pannes de machines, la faillite de fournisseurs, etc.) ou pour de justes motifs.

ARTICLE 10 : RESPONSABILITÉS

En cas de dégâts occasionnés par le preneur au cours de la période de la mise à disposition, celui-ci est tenu d'en avertir le plus rapidement possible l’équipe du bip. Le preneur est responsable pour tout dégât, perte ou vol du matériel ou des bâtiments mis à sa disposition. Les dégâts ou perte/vol feront l'objet d'une estimation et les réparations, remplacements ou nouveau matériel seront facturés au preneur. Le preneur est responsable des dégâts commis non seulement par son personnel, mais également par ses sous-traitants, fournisseurs et invités.

ARTICLE 11 : ASSURANCE

Le preneur est tenu de souscrire une assurance couvrant ses biens introduits dans le bâtiment. Le preneur assume ainsi seul la responsabilité financière de ces biens (perte, vol ou dégâts)

ARTICLE 12 : DROIT APPLICABLE ET ARBITRAGE

Les présentes conditions de mise à disposition des lieux sont soumises au droit belge.

Les Parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différend susceptible de naître de l’interprétation ou de l’exécution des présentes conditions ou du contrat né de la mise à disposition. A défaut, tout litige découlant ou relatif à l’interprétation ou à l’exécution de ces derniers, et qui ne pourrait être réglé à l’amiable par les Parties, sera tranché par un tribunal arbitral composé d’un arbitre. L’arbitre sera désigné (i) par consentement mutuel des Parties dans Ies 10 (dix) jours qui suivent le début de Ia procédure (ii) ou par le CEPANI (le Centre belge d'arbitrage et de médiation) en cas d'absence de désignation par consentement mutuel à l'issue du délai de 10 (dix) jours précité. L’arbitre statuera conformément au droit belge, la procédure se tiendra en français. Les frais de l’arbitrage et d’expertise seront à charge de la partie défaillante, et en cas de difficulté d’application, répartis entre les parties dans la proportion qui sera arbitrée par l’arbitre.