FAQ Steunfonds 18.1

1. Wat zijn de doelstellingen van het fonds? 

Dit fonds is, in het kader van het visit.brussels herstelplan naar aanleiding van de covid-19 gezondheidscrisis en goedgekeurd door de Brusselse regering, bedoeld om de ontwikkeling van duurzame digitale technologieën te stimuleren, meer bepaald:

  • Het gebruik van deze haalbare digitale technologieën voor evenementen en culturele activiteiten in Brussel veralgemenen;
  • De creativiteit en de zoektocht naar digitale oplossingen stimuleren;
  • De in punt 2 genoemde sectoren helpen om hun financiële middelen te diversifiëren;
  • Het aantal aanbieders van duurzame digitale technologieoplossingen in het BHG uitbreiden.

2. Wie kan een project indienen?

Toeristische, culturele en erfgoedattracties, alsook Brusselse locaties en hotels (enkel culturele communicatie voor deze laatste) die op het grondgebied van het BHG gevestigd zijn:

  • Musea,
  • Theaters,
  • Culturele centra,
  • Concertzalen,
  • Bioscopen,
  • Toeristische attracties zoals toeristenbussen, avonturenparken, pretparken, enz.
  • Locaties voor B2B- en B2C-evenementen,
  • Hotels, enkel voor Brusselse culturele communicatie bij projecten van categorieën 1 en 2 die in hoofdstuk 5 hieronder worden beschreven.

Bovenstaande lijst is exhaustief. Elke andere entiteit zal meteen worden afgewezen.

De in punt 5 hieronder beschreven projecten (categorieën 1 tot en met 3) die reeds door de regio of een ander fonds/subsidie worden gefinancierd, kunnen echter niet in aanmerking komen voor steun uit het fonds (verbod op dubbele subsidiëring).

Het fonds komt in aanmerking voor elke rechtsvorm met een ondernemingsnummer op het moment dat het aanvraagdossier wordt ingediend.

Entiteiten kunnen slechts één dossier indienen bij dit fonds (dit dossier mag slechts één project in een categorie bevatten. Zie hierna). Als twee of meer dossiers door dezelfde entiteit worden ingediend, worden ze allemaal automatisch geweigerd.

3. Welke soorten projecten komen in aanmerking voor financiering 

Projecten die tot een of meerdere van de drie onderstaande categorieën behoren, komen in aanmerking voor subsidiëring: 

  Doel Voorbeelden
Categorie 1  Digitalisering van communicatiemiddelen - Maken van promotievideo's van het type "teaser";
- mobiele website;
- interactieve digitale informatieschermen;
- app;
- ...
Categorie 2  Digitale ervaring ter plaatse voor een rijkere (culturele) beleving van de bezoeker - onderdompelende ervaring;
- virtuele werkelijkheid;
- bezoek via mobiele app;
- ...
Categorie 3  Digitale technologie die de organisatie van hybride of "multihub" vergaderingen/evenementen mogelijk maakt (bv. vergadering, evenement, gelijktijdig festival in verschillende landen)
Noteer dat hotels geen projecten in deze categorie kunnen indienen (zie hoofdstuk 3 hierboven).
- audiovisuele apparatuur;
- studio;
- ...

4. Aan welke voorwaarden moet het voorgestelde project voldoen? 

Om in aanmerking te komen, moeten de projecten voldoen aan vijf voorwaarden: 

  1. Het project mag niet eerder dan 18 maart 2020 en niet later dan 31 december 2020 van start zijn gegaan;
  2. Verwezenlijkt worden in het BHG of met significante impact op de culturele en/of toeristische sector in het BHG;
  3. Een oplossing bieden in een van de drie bovenstaande categorieën;
  4. Ingediend zijn binnen de vereiste termijn en vorm (formulieren, bijlagen, enz.);
  5. De subsidieaanvraag mag niet meer dan 30.000 EUR bedragen.

5. Hoe verloopt de selectieprocedure? 

De selectie gebeurt volgens de volgende stappen: 

  1. analyse van de projecten in termen van ontvankelijkheid, 
  2. kennisgeving van de ontvankelijkheid van het dossier, 
  3. analyse van de inhoud van de dossiers in relatie tot de selectiecriteria, 
  4. kennisgeving van de selectie of niet-selectie van het project. 

6. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan opdat het project als ontvankelijk zou worden beschouwd? 

Om ontvankelijk te zijn moet een projectvoorstel voldoen aan alle onderstaande voorwaarden: 

  1. de bovengenoemde voorwaarden in punt 4; 
  2. het project is tussen 18 maart 2020 en 31 december 2020 gestart; 
  3. visit.brussels heeft ten laatste op 30/09/2020 een volledig dossier voor kandidatuurstelling ontvangen; 
  4. Het motiveringsdossier bevat: 
    • Verplicht inschrijvingsformulier dat naar behoren en nauwkeurig is ingevuld door de personen die bevoegd zijn om de entiteit die het project indient, te binden. Belangrijk: Bij overdracht van tekenbevoegdheid moet het uittreksel uit het statuut of het ad-hocmandaat waarbij de overdracht van de tekenbevoegdheid wordt toegestaan, worden bijgevoegd;
      Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
    • Verplichte bijlagen:  
      • In te vullen voorlopige begroting
      • Verklaring op erewoord
      • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
      • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient)

Het dossier mag in het Nederlands of Frans ingediend worden. 

De projecten die niet voldoen aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden komen niet in aanmerking voor een subsidie. Ze zijn dan niet ontvankelijk en zullen niet beoordeeld worden op de rest van de inhoud. 

7. Wat gebeurt er als een ingediend dossier onvolledig blijkt te zijn? 

In het geval van ontbrekende informatie behoudt visit.brussels echter het recht om de nodige informatie bij de organisaties na te vragen. Als er binnen de meegedeelde termijn geen antwoord gegeven wordt, zullen de onvolledige projecten niet ontvankelijk verklaard worden. 

8. Hoe verloopt de analyse van de inhoud van mijn dossier zodra het ontvankelijk is verklaard? 

De dossiers die als ontvankelijk worden toegelaten, zullen volgens specifieke selectiecriteria worden bestudeerd door een selectiecomité bestaande uit personeelsleden van visit.brussels. Het selectiecomité kan, indien nodig, de projectbeheerder om aanvullende informatie vragen om het dossier te verduidelijken. 

9. Wat zijn de selectiecriteria betreffende de projecten die een subsidie zullen krijgen? 

Projectkader en verplichte subsidiabiliteitscriteria: 

De digitale technologie die met behulp van deze subsidie is ontwikkeld, moet: 

  • "Customer centric" zijn (gericht op de bezoeker) en over troeven beschikken om meer bezoekers aan te trekken. 
  • Duurzaam zijn (ontworpen voor langdurig gebruik/niet alleen tijdens een crisis). 
  • Overdraagbaar zijn (geen "one-shot” locatie of ontwikkeling, bijvoorbeeld voor een eenmalig evenement zoals een eendaags "one-shot" concert). 
  • Innovatief zijn.
  • Technisch haalbaar en praktisch uitvoerbaar zijn binnen een beperkt tijdsbestek (6 maanden). 

Voldoen aan de verbindende criteria zoals beschreven in het visit.brussels Sustainability Commitment Charter.

10. Welke beroepsmiddelen heb ik als mijn dossier niet wordt geselecteerd? 

Tegen de beslissingen over de selectie van projecten is geen beroep mogelijk. Er is geen mogelijkheid tot beroep na de niet-selectie van een project. 

11. Hoe word ik op de hoogte gehouden van de selectie of de niet-selectie van mijn project? 

Elke kandidaat wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de selectie. 

12. Hoeveel bedraagt het fonds en hoe wordt het verdeeld? 

Voor dit fonds beschikt visit.brussels over een totaalbudget van € 500.000. De budgetten zullen toegekend worden aan de eerste projecten die in aanmerking komen, geselecteerd worden en reglementair zijn.

De aanvrager kan één enkel project voor een categorie naar keuze indienen voor een maximumbedrag van 30.000 euro.

Het dossier dient een gedetailleerde begroting in euro's te bevatten op basis van het verstrekte model. De aard en het type van elke uitgave dienen er expliciet te worden vermeld.

13. Hoe weet ik of er nog budget beschikbaar is in het fonds?

visit.brussels brengt de partners stipt, op een volledig transparante manier, via een newsletter op de hoogte van de stand van zaken van het verbruik van het fonds. 

14. Aan welke criteria moeten de projectuitgaven voldoen om in aanmerking te komen? 

De toegekende subsidies bedragen maximaal 30.000 euro met een maximum van 50% van de subsidiabele uitgaven

Om als subsidiabele projectuitgaven te worden beschouwd, moeten de uitgaven aan de volgende algemene criteria voldoen:

  • De uitgaven moeten duidelijk verband houden met de in deze projectoproep vermelde doelstellingen en moeten rechtstreeks bijdragen tot de uitvoering ervan;
  • De werken, diensten en/of producten waarvoor de uitvoerder van het project een verantwoording indient, moeten duidelijk gekoppeld zijn aan een taak/onderdeel van het project. Wanneer het verband tussen het project en de aangekochte goederen/diensten/werken niet duidelijk op de factuur staat, stelt de projectuitvoerder een begeleidende nota op waarin dit verband wordt uiteengezet.
  • Ze moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project waarop deze projectoproep betrekking heeft;
  • Zij moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en voldoen aan de beginselen van goed financieel beheer, ze moeten dus kostenbesparend en kosteneffectief zijn;
  • De uitgaven zijn gebeurd in de periode die in deze projectoproep is vastgesteld, namelijk tussen 18/03/2020 en 31/10/2020;
  • Ze moeten betrekking hebben op uitgaven voor een uitvoering binnen een beperkte tijd (6 maanden).
  • Zij moeten daadwerkelijk door de begunstigde worden gedragen, in zijn boekhouding zijn opgenomen conform de boekhoudkundige beginselen die erop van toepassing zijn, en het voorwerp hebben uitgemaakt van aangiftes die vereist zijn door de toepasselijke belasting- en socialezekerheidswetgeving;
  • Ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.
  • De uitgaven en betalingen worden gestaafd met bewijsstukken die aan de formele vereisten voldoen.

De wetgeving betreffende openbare aanbestedingen moet nageleefd worden (zie tabblad ‘Openbare aanbestedingen’ in bijlage 2 ‘Geraamd budget’). 

De procedures voor de boekhouding en interne controle van de begunstigde moeten een rechtstreekse vergelijking van de aangegeven kosten en opbrengsten uit hoofde van de actie met de bijbehorende boekhoudkundige overzichten en bewijsstukken mogelijk maken. 

15. Welke uitgaven komen in aanmerking voor het fonds? 

Alleen de volgende uitgaven zijn subsidiabel, op voorwaarde dat zij voldoen aan de hierboven vermelde criteria:

  • Kosten voor ontwikkeling, creatie, artistieke leiding en projectmanagement die nodig zijn om de projectactiviteiten succesvol uit te voeren
  • Aankoop/verhuur van goederen en diensten van derden en onderaannemers die nodig zijn voor de uitvoering van de projectactiviteiten
  • Investeringskosten (bv. licentiekosten) en/of softwareabonnementskosten tot 31/12/2020)

16. Mijn project krijgt al een subsidie. Kan ik toch een aanvraag indienen? 

Ja, u mag uw project indienen, op voorwaarde dat de aanvraag niet dezelfde uitgaven bestrijkt als de subsidie die u reeds ontvangt van een andere subsidiërende overheid. 

17. Komt de btw in aanmerking? 

Uitgaven in het kader van de toegekende subsidie zijn uitgaven exclusief btw. De btw kan enkel als aanvaardbaar beschouwd worden als die effectief door de begunstigde gedragen wordt. 

18. Op welk bedrag kan ik aanspraak maken? 

Afhankelijk van de omvang van de aanvaarde uitgaven heeft de begunstigde recht op het volgende bedrag:

  • De aanvaarde uitgaven zijn gelijk aan of hoger dan het goedgekeurde bedrag van de financiering, de begunstigde ontvangt het volledige bedrag.
  • De aanvaarde kosten zijn lager dan het goedgekeurde bedrag: het geliquideerde bedrag wordt verlaagd tot het bedrag van de aanvaarde kosten.

19. Welke uitgaven komen niet in aanmerking voor het fonds? 

De volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor de subsidie: huurcontracten, promotiekosten, administratieve kosten, verplaatsingskosten. 

20. Wat is de uiterste datum voor het indienen van de dossiers? 

Het aanvraagdossier moet uiterlijk op 30 september 2020 worden ingediend.

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 31 oktober 2020 worden ingediend. 

21. Hoe verloopt de betaling van de subsidie wanneer mijn dossier is geselecteerd? 

Zodra het project geselecteerd is, zal visit.brussels zorgen voor de administratieve verwerking en de opvolging van de geselecteerde dossiers.
Er zal een subsidieovereenkomst ondertekend worden met elk van de entiteiten waarvan het project geselecteerd is.
De toegekende subsidie zal in één schijf betaald worden bij indiening van een schuldvordering, vergezeld van de definitieve staat van uitgaven en ontvangsten die ondersteund wordt door bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten ten belope van het totale bedrag van de subsidie. 

22. Waaruit bestaat het volledige motiveringsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het motiveringsdossier bevat: 

  • Verplicht inschrijvingsformulier
    Zorg ervoor dat u alle nodige bewijsstukken bij uw formulier hebt gevoegd voordat u met uw aanvraag begint.
  • Verplichte bijlagen:  
    • In te vullen voorlopige begroting
    • Verklaring op erewoord
    • Een kopie van de offertes voor alle voorziene kosten
    • Een bankattest met stempel en handtekening van de bank waaruit blijkt dat het rekeningnummer wel degelijk toebehoort aan de begunstigde (d.w.z. de entiteit die het project indient);
    • Alleen als het project onder categorie 1 valt – een document van de uitgever van de reserverings-/ticketingsoftware ter staving van de twee voorwaarden van mogelijkheid tot interfaces.

Het volledige motiveringsdossier moet ten laatste op 30 september 2020 ingediend zijn.

23. Waaruit bestaat het volledige verantwoordingsdossier en tegen wanneer moet het worden ingediend? 

Het verantwoordingsdossier bevat :  

  • De ondertekende subsidieovereenkomst
  • De verklaring van schuldvordering ondertekend
  • De eindafrekening van de uitgaven en opbrengsten van het project
  • Een definitief financieel overzicht van de werkelijk gemaakte subsidiabele uitgaven (Template: Samenvatting van de subsidiabele uitgaven)
  • De bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten: een kopie van de eindafrekening en een pro-formafactuur 
  • Een activiteitenverslag

Het volledige verantwoordingsdossier moet uiterlijk op 31 oktober 2020 worden ingediend. 

24. Waarvan hangt de toekenning van het uiteindelijke budget af? 

Om de verwezenlijking van de projectdoelstellingen te kunnen beoordelen, is de toekenning van het budget afhankelijk van een definitief activiteitenverslag. Daarin staan indicatoren waarmee zal worden beoordeeld of de subsidieaanvraag aansluit op de verwezenlijking van het project waarvoor die subsidie toegekend is. 

Het budget kan pas aan het einde van de subsidieperiode gestort worden, en pas nadat de volgende documenten ontvangen zijn: 

  • De ondertekende subsidieovereenkomst
  • De verklaring van schuldvordering ondertekend
  • De eindafrekening van de uitgaven en opbrengsten van het project
  • Een definitief financieel overzicht van de werkelijk gemaakte subsidiabele uitgaven (Template: Samenvatting van de subsidiabele uitgaven)
  • De bewijsstukken van de daadwerkelijk gemaakte kosten: een kopie van de eindafrekening en een pro-formafactuur 
  • Een activiteitenverslag

De bewijsstukken (facturen, honoraria enz.) zullen vergezeld worden van hun betalingsbewijzen (bankafschriften, zo nodig vergezeld van een lijst of een certificaat van de bedrijfsrevisor dat de betaling van alle facturen met betrekking tot de subsidie verzekert). 

De ingediende bewijsstukken moeten overeenstemmen met het totale bedrag van de geraamde begroting. Dit bedrag moet ten minste het dubbele van de toegekende subsidie bedragen. Zij mogen niet worden gebruikt om andere subsidies te rechtvaardigen.

25. Wat gebeurt er als ik geen bewijsstukken kan voorleggen? 

Indien geen bewijsstukken worden voorgelegd, moeten de reeds ontvangen voorschotten worden terugbetaald. De verklaring op erewoord die de begunstigde tekent, geeft visit.brussels de wettelijke mogelijkheid om de begunstigde aan te klagen in geval van niet-teruggave van de fondsen. 

26. Hoelang duurt het voordat ik de subsidie ontvang?  

Naar schatting zal de procedure binnen 40 werkdagen worden afgerond, afhankelijk van het aantal te verwerken dossiers. 

27. Wat zijn de belangrijke deadlines? 

Dit fonds staat open vanaf donderdag 23 juli 2020 tot en met  woensdag 30 september.
Het volledige verantwoordingsdossier moet ten laatste op 31 oktober 2020 ingediend zijn. 

28. Hoe kan ik een aanvraag indienen? 

We nodigen de projectleiders uit om het ad hoc kandidatuurformulier in te vullen en de gevraagde stukken en informatie te voor te leggen.

Het volledige dossier voor kandidatuurstelling en de bijlagen moeten ondertekend zijn door een persoon die gemachtigd is om de entiteit wettelijk te binden, en moeten ten laatste op 30 september 2020 om 23.59 u. verstuurd worden.  

29. Dit fonds wordt ter beschikking wordt gesteld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels. Moet ik ernaar verwijzen in de communicatie rond mijn project? 

De vermelding van de steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels en hun logo's moeten verschijnen in alle mededelingen en op alle producties die verband houden met het project, alsook op de website van de begunstigde. 

Deze vermelding heeft de volgende vorm: 

  • afbeelding van het logo van visit.brussels en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewestals sponsor van eerste orde op alle communicatie en op hun website; 
  • vermelding van de zin: “met de steun van visit.brussels en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest” in alle mededelingen. 

30. Moet ik tot 30/09/20 wachten op de analyse van mijn aanvraag?

Neen. Aanvragen die correct worden ingediend en als volledig worden beschouwd, worden zo snel mogelijk geanalyseerd, op basis van het principe ‘wie eerst komt, eerst maalt’. De reactietijd hangt af van het aantal te verwerken aanvragen.

31. Ik ben begonnen met het invullen van het formulier, maar ik ben gestopt voordat ik de aanvraag correct had ingediend. Moet ik helemaal opnieuw beginnen?

Ja. Wanneer u tijdens het invullen van het formulier bent gestopt, zonder de aanvraag correct in te dienen door op de laatste knop van het formulier te klikken en de documenten correct bij te voegen, bent u verplicht het hele formulier opnieuw in te vullen. U kunt het formulier niet verder invullen waar u was gestopt.

32. Ontvang ik een bevestigingsmail wanneer ik het formulier heb ingevuld en de aanvraag correct heb ingediend?

Ja. Wanneer de aanvraag correct is ingediend, krijgt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Wanneer uw aanvraag als volledig wordt beschouwd, ontvangt u eveneens een bevestigingsmail. Als uw aanvraag als onvolledig wordt beschouwd, ontvangt u een e-mail met de vraag om de ontbrekende informatie te verstrekken.

33. In het kader van de ontwikkeling van mijn projecten wil ik de programmering van mijn evenement financieren. Komt dat in aanmerking?

Neen. De uitgaven die in aanmerking komen, hebben uitsluitend betrekking op  materiaal voor bescherming, hygiëne, tellingen en touchless oplossingen. Het fonds is niet bedoeld om de programmering te financieren.

34. Hoe kan ik contact met u opnemen bij vragen?  

In geval van verdere vragen kan de begunstigde een e-mail sturen naar digitaltechfund@visit.brussels

Terug naar de pagina met de beschrijving van alle stimuleringsfondsen

Klik hier om naar de omschrijving van Steunfonds voor investeringen in digitale technologie